Fjármála- og efnahagsráðuneytið hefur ákveðið að frá og með 1. janúar 2020 skulu allir reikningar vegna kaupa ríkisins á vöru og þjónustu vera með rafrænum hætti. Fjársýsla ríkisins mun leiðbeina aðilum með framkvæmd ákvörðunarinnar og er stefnt að því að leita allra leiða til að ná því markmiði. Nú þegar eru um 4.600 aðilar sem senda rafræna reikninga til ríkisstofnana og þær eru að taka við um 70% reikninga á rafrænu formi. Reikna má með að pappírsreikningum verði útrýmt á komandi misserum í öllum almennum viðskiptum.

Þessi ákvörðun á sér langan aðdraganda og hafa ríki og sveitarfélög í samstarfi við Samtök atvinnulífsins unnið að innleiðingu viðskiptaumhverfis og tækniviðmiða fyrir rafræna reikninga byggt á svokallaðri XML tækni. Þessum reikningum er miðlað milli viðskiptaaðila með aðstoð skeytamiðlara sem virka svipað og pósthús: sendandi skilar inn reikningum með reglulegu millibili, skeytamiðlari raðar þeim í pósthólf móttakanda sem tekur þá úr pósthólfi sínu með reglulegu millibili.

Framangreint samráð hefur leitt til þess að mörg fyrirtæki á einkamarkaði hafa tekið upp stuðning við sömu skeytaviðmið sem þýðir að sendandi reikninga getur notað sömu tæknihögun fyrir vaxandi fjölda viðskiptavina. Með þessari leið er tryggt að allir geta sent og tekið við rafrænum reikningum með lágmarks tilkostnaði. Rafrænir reikningar eru því ekki viðskiptaleg hindrun heldur spennandi lausn sem stuðlar að lækkun kostnaðar hjá atvinnulífinu í heild.

Örstutt um tækni


Þau tækniviðmið sem stuðst er við byggja á nýlegum evrópskum staðli fyrir rafræna reikninga og tilskipun ESB sem tryggir að allir opinberir aðilar á innri markaði munu taka við reikningum sem byggja á umræddum staðli. Með þessu er tryggt að reikningar til opinberra aðila á innri markaði geti flætt milli landa, þar með talið til og frá Íslandi. Erlendir birgjar, sérstaklega á Norðurlöndum, geta nú þegar tekið við og sent reikninga á þessu formi og reikna má með að í framhaldinu byggi vaxandi fjöldi fyrirtækja um heim allan upp stuðning við staðalinn.

Nýleg dæmi sanna hvernig óprúttnir aðilar geta með auðveldum hætti komist í póstsendingar milli viðskiptaaðila til þess að falsa gögn.

Eldra fyrirkomulag rafrænna viðskipta, EDI, byggir á lokuðu neti viðskiptaaðila sem stýrir hver má eiga viðskipti við hvern. Uppsetning á slíkum tengingum hentar fyrir fáa aðila sem senda mikið magn sín á milli en ekki fyrir litla aðila sem senda fá skeyti. XML skeyti sem send eru í gegnum skeytamiðlara koma til móts við þann vanda. Fyrirkomulagið er hugsað sem net, ekki ósvipað og tölvupóstur, með því að skrá sig í þjónustu skeytamiðlara fær aðili pósthólf sem öllum öðrum skráðum aðilum er heimilt að leggja skeyti í. Þetta fyrirkomulag tryggir því að allir geta sent á alla, uppruni skeytanna er þekktur og áreiðanleiki innihalds er tryggt.


PDF, nei takk


Nokkur umræða hefur verið um hvað telst vera rafrænn reikningur og hefur verið bent á PDF skjöl sem send eru í tölvupósti sem mögulegan valkost. Vissulega má leiða rök að því að PDF skjöl séu rafræn og að hægt sé að senda þau með tölvupósti milli aðila. En vandinn er tvíþættur: PDF skjöl eru ekki tölvulesanleg og skapa því ekki tækfæri til hagræðingar með sjálfvirkni í úrvinnslu. Aðili sem fær þúsundir reikninga á dag vill geta látið tölvur vinna úr skeytum við móttöku til að ná fram hagræðingu. Einnig má draga í efa hvort PDF skjal sem er sent í venjulegum tölvupósti uppfylli kröfur bókhaldslaga og reglugerðar frá 2013 þar sem gerð er krafa um áreiðanleika og rekjanleika skjala. Nýleg dæmi sanna hvernig óprúttnir aðilar geta með auðveldum hætti komist í póstsendingar milli viðskiptaaðila til þess að falsa gögn.

Að lokum má benda á að reglugerð um rafræna reikninga frá 2013 segir með skýrum hætti, að móttakandi skeyta ákveði form og gagnaflutningsleið sem hann tekur við skeytum í gegnum og sendandi má ekki senda annað form eða eftir annarri leið en móttakandi hefur tilgreint.

Fyrir hönd ríkisins tilkynnist því hér með að ríkisstofnanir taka ekki við PDF reikningum í gegnum tölvupóst.


Að lokum


Þeir aðilar sem ekki hafa rafrænt bókhaldskerfi, eru ekki bókhaldsskyldir eða geta ekki notað eigið kerfi til að senda reikninga á rafrænu formi hafa ýmsar leiðir, mörg netbókhaldskerfi eru í boði á viðráðanlegu verði, einnig geta aðilar skráð reikninga inn í vefgáttir, til dæmis á heimasíðu FJS geta birgjar ríkisins skráð inn reikninga til ríkisstofnana sér að kostnaðarlausu.

Fjársýsla ríkisins mun leiðbeina aðilum eftir bestu getu og hefur sett upp leiðbeiningar á heimasíðu, sjá slóð: http://www.fjs.is/rafraent/

Höfundur er sérfræðingur hjá Fjársýslu ríkisins.