Ef hægt væri að mæla meðvirkni myndum við fara yfir mælinguna með stjórnendum einu sinni í mánuði. Meðvirkni er ein stærsta hindrunin í því að fyrirtæki nái árangri. Hún ristir djúpt í fyrirtækjamenninguna og hefur verulega neikvæð áhrif á reksturinn og líðan starfsfólks,“ segir Sigríður Indriðadóttir, framkvæmdastjóri mannauðs hjá Íslandspósti.

Sigríður segist hafa velt meðvirkni á vinnustöðum fyrir sér frá því að hún fór fyrst út á vinnumarkaðinn. Þá tók hún eftir því hvernig meðvirkni hefur neikvæð áhrif á líðan starfsfólks og við störf sín sem mannauðsstjóri hefur hún undanfarin ár unnið markvisst að því að uppræta rótgróna meðvirkni á vinnustöðum. Hún hefur lagt sérstaka áherslu á þessi mál eftir að hafa hafið störf hjá Íslandspósti í byrjun árs 2018.

„Þegar stjórnendur eru meðvirkir taka þeir ekki ábyrgð á starfsskyldum sínum. Þeir halda ekki starfsfólki sínu ábyrgu fyrir verkefnum og leyfa því að komast upp með ýmislegt. Þeir samþykkja eitthvað sem allir sjá að er ekki í lagi. Með því að taka ekki á hegðunarvanda eða slæmri frammistöðu neita stjórnendur þannig að horfast í augu við raunveruleikann,“ segir Sigríður. Áhrifin geta verið vonleysi og vanlíðan, bæði meðal stjórnenda og starfsfólks. Afköstin minnka, samskiptin versna og veikindadögum fjölgar.

„Hver kannast ekki við frasann: „Æ, hann er bara svona, við getum ekkert gert í því.“? Bara þetta eitt og sér getur haft neikvæð áhrif. Það grefur undan trausti og virðingu gagnvart stjórnanda á vinnustað þegar fólk sér að hann tekur ekki á vandamálum sem upp koma. Starfsmenn túlka það sem agaleysi og kunna að firra sig ábyrgð á því að sinna skyldum sínum í kjölfarið. Hugsa bara: „Fyrst hann kemst upp með það hlýt ég að geta það líka,“ og láta bara slag standa með það.“

Sigríður segir að meðvirkni grass­eri víða og fæstir stjórnendur geri sér grein fyrir því að þeir séu meðvirkir. Slíkt ástand geti leitt til þess að fyrirtæki eigi erfitt með að bregðast skjótt við breytingum í rekstrarumhverfinu og eigi á hættu að verða undir í samkeppni. Í stórum fyrirtækjum með ólíkar deildir og marga stjórnendur sé því mikilvægt að vinna markvisst að því að uppræta meðvirknina.

„Ég vinn þannig að ég vísa ábyrgðinni þangað sem hún á heima. Við sem stjórnendur verðum að axla þá ábyrgð sem fylgir starfinu okkar og þess vegna er það í okkar verkahring að brjóta upp meðvirkimynstrin á vinnustaðnum með handafli. Þar spilar uppbyggileg endurgjöf einnig lykilhlutverk,“ segir Sigríður.

Mannauðsteymi Íslandspósts hefur komið á fót sérstakri þjálfun fyrir stjórnendur fyrirtækisins sem gengur að miklu leyti út á sjálfskoðun, þróun og árangur. Stjórnendur vinna í því að skilgreina styrkleika sína, hvaða árangri þeir vilja ná í starfi og hvers konar áhrif þeir vilja hafa á samstarfsfólk sitt. Það er síðan sett í samhengi við framtíðarsýn Íslandspósts.

„Þegar við höfum skilgreint hvers konar frammistaða er æskileg til að ná markmiðum stjórnenda og Íslandspósts þá getum við skilgreint það sem við köllum topphegðun, en þegar við ástundum topphegðun er margfalt líklegra að við náum settu marki. Og út frá þessari topphegðun getum við síðan skilgreint botnhegðun, það er að segja, þá hegðun sem hindrar okkur í að ná markmiðum okkar,“ segir Sigríður.

Hún tekur dæmi um að topphegðun sé að nálgast verkefni með jákvæðu hugarfari, mæta brosandi í vinnuna, og bjóða góðan daginn. Botnhegðun sé hins vegar að vera neikvæður, mæta fýldur til vinnu og heilsa engum. Allir starfsmenn fyrirtækisins fá tækifæri til að koma að því að skilgreina lista yfir topphegðun á sínum vinnustað og síðan er gerður sáttmáli um að sýna af sér slíka hegðun.

„Ef þú ert ekki tilbúinn til að ástunda topphegðun í starfi til að við getum náð árangri, þá einfaldlega þarftu að velja þér annað starf.“

.

„Þegar við erum búin að setja þessa hegðun í orð þá eru stjórnendur komnir með verkfæri í hendurnar. Segjum sem svo að einhver starfsmaður sýni af sér botnhegðun sem allir hafa komið sér saman um að sé ekki í lagi að samþykkja á vinnustaðnum. Þá er auðvelt fyrir stjórnandann að vísa ábyrgðinni til föðurhúsanna og spyrja: „Heyrðu, nú er botnhegðunin farin að taka svolítið yfir hjá þér og við getum ekki samþykkt það á þessum vinnustað. Hvað ætlarðu að gera til að bæta úr því?“ Flestir taka því vel og bæta sig, en stundum er svarið það að viðkomandi hafi engan áhuga á að vinna á þessum vinnustað og þá verður bara að hafa það. Ef þú ert ekki tilbúinn til að ástunda topphegðun í starfi til að við getum náð árangri, þá einfaldlega þarftu að velja þér annað starf,“ segir Sigríður.

Fékk byr undir báða vængi eftir forstjóraskiptin

Töluverðar breytingar hafa orðið á rekstri Íslandspósts frá því að Birgir Jónsson tók við sem forstjóri í byrjun síðasta sumars. Fyrirtækið hefur ráðist í stórfelldar hagræðingaraðgerðir til að komast á réttan kjöl.

Var sérstaklega mikil þörf á því að taka á þessum málum hjá Íslandspósti?

„Ég tók til starfa í byrjun árs 2018 og sá þá fullt af tækifærum til að hjálpa fólki að vaxa í starfi. Við í mannauðsteyminu lögðum línurnar að þessu verkefni og það fékk síðan byr undir báða vængi eftir forstjóraskiptin í sumar. Íslandspóstur er rótgróið fyrirtæki sem byggist á sterkum hefðum. Hlutirnir höfðu alltaf verðir gerðir með ákveðnum hætti og það gekk ágætlega. Svo stóðum við frammi fyrir örum breytingum á póstþjónustumarkaðnum en hefðirnar og menningin komu oft á tíðum í veg fyrir að við gætum hreyft okkur nægilega hratt til þess að bregðast við þeim kröfum sem viðskiptavinir gera til okkar,“ segir Sigríður.

„Hér hefur verið meðvirkni, rétt eins og á mörgum öðrum vinnustöðum og það var mikilvægt að taka á ýmsum málum sem hafa kannski fengið að liggja óáreitt um margra ára skeið. Nú höfum við hins vegar tekið þá afstöðu að við ætlum ekki að vera meðvirk og erum mjög skýr í þeirri afstöðu okkar.“