Heims­far­aldur CO­VID-19 hafði gífur­leg á­hrif á alla inn­viði sam­fé­lagsins en þó hvergi jafn sjáan­lega og í skipu­lagi vinnu­staða og því hvernig starfs­fólk stundar vinnu sína. Engan skal því furða að nú þegar hlutirnir eru að snúa aftur í eðli­legt horf séu margir vinnu­staðir búnir að gera ýmsar breytingar á skipu­lagi sínu. Sam­kvæmt ný­legri frétt Associa­ted Press eru fjöl­mörg fyrir­tæki og stofnanir í Banda­ríkjunum búin að gera breytingar og hag­ræðingar á skrif­stofu­hús­næði sínu í kjöl­far far­aldursins til að auð­velda starfs­fólki sínu að takast á við breytt starfs­um­hverfi og hjálpa þeim að líða öruggum sam­hliða af­léttingu sam­komu­tak­markana.

Sam­bæri­leg þróun er einnig hafin hér á landi en sam­kvæmt Hall­dóru Vífils­dóttur, verk­efna­stjóra Austur­bakka hjá Lands­bankanum, verður helsta krafan héðan af í hönnun skrif­stofu­rýma sú að hafa þau sveigjan­leg og að geta lagað þau að breyttum þörfum.

„Ég held að CO­VID sé að hraða á þessari þróun. Við erum að fara núna úr þessu opna skrif­stofuplani þar sem voru bara vinnu­stöðvar og svo fundar­her­bergi, meira í það að búa til góð svæði fyrir sam­vinnu. Það er bara þannig að á markaðnum er miklu meiri teymis­vinna en áður og það hefur breyst alveg gríðar­lega mikið á ein­hverjum tuttugu, þrjá­tíu árum. Þannig að um­hverfið þarf að styðja við góða teymis­vinnu með sellu­rýmum og þeim búnaði sem þeim fylgir,“ segir Hall­dóra.

Fjöl­breyttari rými og að­staða

Hún segir að þróunin birtist greini­lega í þeim hug­búnaði sem fyrir­tæki eru byrjað að nota og nýrri tækni sem er orðin mið­læg á skrif­stofum. Þetta sé því ekki að­eins spurning um á­þreifan­legar lausnir.

„Ég held að CO­VID hafi hraðað á þessu og við erum núna að sjá fjöl­breyttari rými og fjöl­breyttari að­stöðu og fjar­vinnan er eitt af þessu. Þannig við erum bæði með hefð­bundnar vinnu­stöðvar, við erum með sam­vinnu­rými, við erum með næðis­rými, ein­beitingar­rými þegar fólk þarf að ein­beita sér. Síðan erum við líka að taka utan um þetta þegar fólk er á Teams fundum eða er í fjar­vinnu, þá þarf að passa upp á að þetta geti unnið saman. Af því að sam­vinnan hún skiptir svo gríðar­lega miklu máli,“ segir Hall­dóra.

Þannig að þróunin mun að stóru leyti snúast um fjöl­breyttari rými innan vinnu­staðarins?

„Já, af því að á vinnu­staðnum þá ertu að halda utan um liðs­heildina, þú ert með stemninguna á vinnu­staðnum. Ná­lægðin skiptir máli, og ég hef ekki trú á því að það séu allir að fara í fjar­vinnu. Þegar þú ert að vinna í skapandi vinnu og þarft að byggja eitt­hvað upp þá viltu hafa teymið á staðnum en það er hægt að blanda þessu meira en hefur verið gert hingað til,“ segir Hall­dóra.

Ég held að CO­VID sé að hraða á þessari þróun. Við erum að fara núna úr þessu opna skrif­stofuplani þar sem voru bara vinnu­stöðvar og svo fundar­her­bergi, meira í það að búa til góð svæði fyrir sam­vinnu.

Frá byggingu nýrra höfuðstöðva Landsbankans 2020.
Fréttablaðið/Valli

Endur­hugsuðu skipu­lag vinnu­staðarins eftir CO­VID

Hall­dóra er ein þeirra sem hefur leitt undir­búning og þróun nýrra höfuð­stöðva Lands­bankans við Austur­höfn í mið­bæ Reykja­víkur. Stefnt er á að flutningum starf­seminnar í nýju höfuð­stöðvarnar síðla árs 2022 en upp­steypun er að ljúka og verið er að vinna að fullnaðar­frá­gangi. Hall­dóra segir að í kjöl­far upp­gangs CO­VID far­aldursins í maí 2020 hafi Lands­bankinn farið út í það að greina skipu­lag vinnu­staðarins út frá sótt­vörnum og meta fyrir­ætlanir sínar varðandi nýja hús­næðið að Austur­höfn.

„Við fórum í gegnum það hvernig far­aldur eins og þessi myndi hafa á­hrif á okkur og hvernig hús­næðið væri að þjónusta og nýtast okkur í svona far­aldri. Það sem við sáum er að við erum að fara í hús­næði þar sem eru miklu færri snerti­fletir. Við erum núna í Kvosinni í ein­hverjum tólf húsum, við erum með marga inn­ganga, marga stiga­ganga, mikið af lokuðum rýmum, þannig við erum með miklu fleiri snerti­fleti. Við erum að fara í miklu opnara og sveigjan­legra hús­næði þar sem eru færri snerti­fletir sem auð­veldar okkur að endur­raða og tryggja tveggja metra fjar­lægð ef þess er þörf.“

Boðið upp á fjar­vinnu eftir að­stæðum

Fjar­vinna mun halda á­fram að spila hlut­verk innan starf­semi Lands­bankans eftir að­stæðum þótt fólk verði ekki lengur skikkað til þess að inna störf sín í fjar­vinnu.

„Segjum sem svo að það verði starfs­dagur í skólum eða að það geti bara þjónað starfs­manni betur að vinna heima þann daginn, þá erum við með þann búnað, Teams og annað. Við erum líka að sjá fyrir okkur að fara meira út í svo­kallað hybrid um­hverfi þar sem sumir eru í fjar­vinnu, sumir í fundar­her­bergi. En við erum ekki að fara inn í eitt­hvað kerfi þar sem fólk er skikkað til að vinna heima á ein­hverjum dögum, það fer bara al­gjör­lega eftir störfunum en þetta verður hluti af pallettunni,“ segir Hall­dóra.

Hún bætir við að ein af birtingar­myndum þessa sveigjan­lega starfs­um­hverfis sé að starfs­menn muni alltaf sjálfir ganga frá borðum sínum í lok dags sem gefi mögu­leikann á að hreinsa og sótt­hreinsa alla fleti svo Lands­bankinn sér fyrir sér að nýju höfuð­stöðvarnar muni virka mjög vel ef annar far­aldur kemur upp ein­hvern tíma í fram­tíðinni. Þá hefur einnig verið lögð mikil á­hersla á hljóð­vist og lýsingu við hönnun nýja hús­næðisins.

Var eitt­hvað farið út í það að endur­hanna hús­næðið eða skipu­lag þess í kjöl­far CO­VID far­aldursins?

„Ekki beint endur­hanna en það má segja að CO­VID hafi á­hrif á og muni hafa á­hrif á val okkar á búnaði og bara fyrir­komu­lagið. Af því við erum með þennan sveigjan­leika þá ráðum við dá­lítið hvernig við röðum inn í hús­næðið. Það er ekki mikið um það að við séum að brjóta niður veggi eða breyta húsinu. Við erum meira núna að hugsa um búnað og tækni, til dæmis í fundar­her­bergjum eða sam­vinnu­rýmum, varðandi þetta hybrid um­hverfi,“ segir Hall­dóra.