Ég er með kennaramenntun en bætti síðar við mig MBA-námi og diplóma í fræðslustarfi og stjórnun. Ég hef starfað í mannauðsmálum síðan 2005 og starfa nú sem mannauðsstjóri Eimskips á Íslandi,“ segir Sigríður. „Ég er með grunn í sálfræði og fór síðan í master í mannauðsstjórnun og starfa nú sem sérfræðingur á mannauðssviði hjá Eimskip,“ segir Harpa. „Við eigum það sameiginlegt að viðfangsefnið hefur verið okkur báðum hugleikið og skrifuðum við báðar lokaverkefni okkar um hönnun vinnurýma og tengsl við vellíðan og starfsánægju.“

Nútímalegra starfsumhverfi

Sigríður og Harpa segja miklar framkvæmdir hafa staðið yfir hjá Eimskip undanfarna mánuði. „Þessi misserin stendur Eimskip í miklum breytingum á höfuðstöðvum sínum við Sundahöfn. Breytingarnar felast í sameiningu skrifstofa í endurbættu vinnurými á annarri hæð í Vöruhótelinu. Fyrirtækið er nú í stafrænni vegferð og er nútímalegra vinnurými hluti af þeirri vegferð. Því varð verkefnamiðað vinnurými fyrir valinu. Við teljum það þjóna þörfum okkur vel og jafnframt aðlögum við okkur að breyttum kröfum í samfélaginu.“

Þær segja þessa gerð vinnurýmis bjóða upp á fjölda möguleika. „Verkefnamiðað vinnurými (e. activity based workspace) er í raun opið vinnuumhverfi. En það er þó ólíkt hefðbundnu opnu vinnurými að því leyti að það snýst um að skapa aðlaðandi vinnustað, samsettan af mismunandi tegundum vinnustöðva þar sem starfsfólk hefur frelsi til að velja þá tegund rýmis sem hentar verkefninu eða þörfunum hverju sinni.“

„Dæmi um ólík rými gætu verið hópvinnuborð, bókanleg og óbókanleg fundarherbergi, einbeitingarrými, símaklefar, sófarými með borðum og kaffitorgin. Öll þessi rými eiga það sameiginlegt að vera skilgreind sem vinnurými. Hverjum og einum er því frjálst að taka til dæmis óformlegan fund á kaffitorginu, vinna verkefnavinnu í einbeitingarrými eða taka símafund í óbókanlegu fundarherbergi, allt eftir því hvað hver og einn kýs hverju sinni,“ segir Sigríður.

„Það sem einkennir þó þessi rými er að þar er stuðst við frjálst sætaval. Það á engin sitt skrifborð með öllu sem því fylgir. Hver og einn er með sína fartölvu og getur flakkað óhindrað á milli ólíkra vinnustöðva. Þetta umhverfi kallar því jafnframt á öfluga samræmda tækni, meira flæði á milli eininga og pappírsleysi,“ bætir Harpa við.

Ótalmargir kostir

Rýmið gerir fyrirtækinu kleift að koma til móts við fjölbreyttar þarfir starfsmanna ásamt því að draga úr pappírsnotkun. „Kostirnir við verkefnamiðað vinnuumhverfi er óneitanlega aukin hagkvæmni, en það styður jafnframt við framsækna og nútímalega vinnuferla, hvetur til aukinna samskipta og samvinnu, boðleiðir verða styttri, gagnsæi og þekkingarmiðlun eykst og þá er þetta einnig umhverfisvænna að mörgu leyti,“ segir Harpa.

„Það sem mætti líka benda á, er að meðal þess sem verkefnamiðað vinnuumhverfi hefur fram yfir hefðbundið opið vinnurými, er aukinn sveigjanleiki og frelsi hvers og eins til að stýra vinnuumhverfi sínu betur. En rannsóknir á streitu til dæmis hafa sýnt fram á að stjórn á aðstæðum auðveldi fólki gjarnan að takast á við streituvaldandi aðstæður. Dæmi um slíkt í verkefnamiðuðu vinnuumhverfi gæti til dæmis verið að þegar þér hentar þá tekur þú fund á kaffitorginu og þegar þú þarft næði þá ferðu inn í einbeitingarrými,“ útskýrir Sigríður.

Huga þarf að ýmsu þegar vinnurými eru skipulögð. „Almennt er talið að það séu nokkur atriði sem skipti höfuðmáli hvað varðar hönnun skrifstofurýma. Hvað varðar verkefnamiðað vinnurými þá er upplýsingatækni og pappírsleysi algjör forsenda þess að hægt sé að fara í slíkt rými. Þráðlaust net þarf að vera aðgengilegt, sem gerir starfsfólki kleift að nálgast upplýsingar hratt og áreiðanlega, meðfærilegur tölvubúnaður stuðlar að hreyfanleika og frelsi og öflugar skýjalausnir og samvinnutól tengja starfsfólk, teymi og vinnustaðinn saman,“ segir Harpa.

Mikilvægt að draga úr áreiti

Þá séu ákveðin atriði veigamikil hvað starfsánægju varðar. „Þegar horft er til þeirra þátta sem virðast hafa hvað mest áhrif á starfsánægju má nefna persónulegt næði, hljóðnæði og sjónrænt næði. Samkvæmt rannsóknum á hefðbundnum opnum vinnurýmum þá virðist sem truflun óviðkomandi umhverfisáreita, sem erfitt er fyrir starfsfólk að hafa stjórn á, sé almennt talin helsti ókostur opinna vinnurýma,“ segir Sigríður. „Það er því mikilvægt að hanna vinnurými með þetta í huga. Að hugsa aðeins út fyrir kassann og finna nýjar leiðir til að veita fólki aukið næði og aukna stjórn á umhverfi sínu. Það er því mikilvægt að hanna vinnurými eftir þörfum hverju sinni og reyna að uppfylla þarfir sem flestra starfsmanna.“

„Númer 1, 2 og 3 er að skapa góða hljóðvist, svo sem að dempa óþarfa hljóðáreiti með teppum, hljóðeinangrandi skilrúmum, lokanlegum vinnuherbergjum og einbeitingarrýmum,“ segir Harpa. „Þá skipta loftgæði miklu máli og geta haft veruleg áhrif vinnustaðinn, en rannsóknir benda til að kvartanir vegna loftgæða á vinnustöðum séu gjarnan algengar.“

Atriði á borð við hitastig geti haft veruleg áhrif á líðan starfsfólks. „Í kyrrsetustörfum, líkt og á skrifstofu, er fólk gjarnan næmara fyrir hitabreytingum. Of mikill eða lítill hiti getur þá haft neikvæð áhrif. Í kulda eykst til dæmis vöðvaspenna í líkamanum og við verðum stirðari, í of miklum hita getur loftið orðið þungt og fólk finnur frekar fyrir syfju. Á meðan geta björt og falleg vinnurými aukið jákvæða upplifun á vinnurýminu.“

Margþættur ávinningur

Sigríður segir rými af þessu tagi geta haft veruleg áhrif á andrúmsloftið á vinnustaðnum. „Rannsóknir hafa sýnt fram á ýmsan ávinning þegar hönnun og innleiðing verkefnamiðaðs vinnurýmis tekst vel. Þar á meðal jákvæð og eflandi áhrif á nýsköpun, þekkingarmiðlun, skilvirkni og afköst. Þá geta rými einnig styrkt félagsleg tengsl og gert vinnustaðinn skemmtilegri. Samskipti starfsfólks eru talin til áhrifaþátta starfsánægju og þar sem starfsfólk á í jákvæðum og góðum samskiptum á vinnustað hafa rannsóknir sýnt að það hefur almennt áhrif á frammistöðu skipulagsheildarinnar.“

Harpa nefnir nokkur atriði sem skipta máli í þessu samhengi. „Ástæðan er fyrst og fremst rakin til þess að ef starfsmenn vinna náið saman og eiga í góðum samskiptum þá hvetja þeir hver annan, leita aðstoðar og deila þekkingu, sem skilar betri árangri fyrir vinnustaðinn. Vinnustaður sem býður upp á fjölbreytt rými sem nýtast til að eiga samskipti getur þannig stuðlað að starfsánægju.“

Val á litum og húsgögnum getur einnig spilað stórt hlutverk. „Einnig er hægt að efla og draga fram ákveðin áhrif með því að hlúa að ólíkum þörfum, nýta fjölbreyttan efnivið og fallega liti, nota ergónómísk húsgögn sem eru jafnframt falleg,“ segir Harpa. „Rannsóknir hafa líka sýnt fram á jákvæð áhrif náttúrunnar og tengingar við hana í nærumhverfi okkar. Hér mætti til dæmis nefna myndir af ósnortinni náttúru, plöntur, bjarta gluggar með útsýni að skóglendi, vatni, sjó eða fjöllum. Allt þetta á það þá sameiginlegt að geta jafnframt stuðlað að starfsánægju og vellíðan. Það er því að nægu að keppa.“

Vinnustaðir eru oftar en ekki fyrirferðarmikill hluti af lífi fólks og því mikill tími sem um er að ræða, þegar upp er staðið. „Flestir verja miklum tíma á vinnustaðnum, jafnvel 12-14 árum sé litið til lífsins í heild. Ef Ísland er skoðað sérstaklega má til dæmis sjá að meðalfjöldi unninna stunda árið 2018 hjá fólki á aldrinum 25-64 ára voru 41,3 klukkustundir. Það er því rík ástæða til að skoða möguleg áhrif vinnuumhverfis á almenna líðan starfsfólks og getu þess til að mæta kröfum daglegs lífs,“ segir Sigríður.