„Það samræmist ekki nútímanum að það sé verið að slá inn sömu upplýsingar inn í bókhaldskerfi hjá kaupanda og seljanda, nánast á sama degi, eða að minnsta kosti í sömu vikunni, þegar tæknin býður okkur upp á að lesa þessar upplýsingar á milli kerfa og staðfesta eða hafna eftir atvikum,“ segir Einar Geir Jónsson, framkvæmdastjóri Unimaze.

„Rannsóknir sýna að meðhöndlun pappírsreikninga eða pdf- reikninga getur tekið allt upp í fimmtán daga á meðan rafrænir reikningar flæða í gegnum ferlið á þremur dögum. Það þýðir að ein manneskja getur gengið frá 6.000 gamaldags reikningum á ári en ræður aftur á móti við 90.000 rafræna reikninga,“ útskýrir Einar. „Hér gefur auga leið að ef bókhaldsdeild með fimmtán manns er að meðhöndla 90.000 reikninga sem ekki eru rafrænir, þá gæti ein og sama manneskjan meðhöndlað þessa reikninga ef allir væru rafrænir.

Þjónustan okkar hefur því ýmsa eftirsóknarverða kosti fyrir viðskiptavini. Aukin sjálfvirkni býður upp á tíma- og orkusparnað og þar af leiðandi hagræðingu og það er engin hætta á villum eða að það verði þörf á leiðréttingum eftir á,“ segir Einar. „Það er líka hægt að fylgjast vel með stöðunni á öllum skjölum sem eru send í kerfinu okkar og það er þægilegt að taka á móti reikningum.“

Alltaf ódýrara og fljótlegra

„Fyrirtækið Unimaze var stofnað árið 2003 og við sinnum því sem í daglegu tali er kallað skeytamiðlun, en það gengur út á að dreifa ýmiss konar rafrænum viðskiptaskjölum á milli bókhaldskerfa,“ segir Einar. „Allir kannast við rafræna reikninga, en við dreifum líka pöntunum, greiðslutilkynningum og öðrum stöðluðum skjölum fyrir fyrirtæki. Það er alltaf ódýrara og fljótlegra að nota rafrænar útgáfur en að senda útprentuð skjöl.

Einar segir þjónustu Unimaze hafa marga kosti. Hún sparar tíma og orku, eyðir hættu á villum og þörf fyrir leiðréttingar eftir á og gerir það auðvelt að fylgjast með stöðunni á öllum skjölum og taka á móti reikningum. FRÉTTABLAÐIÐ/ANTONBRINK

Þetta hefur verið kjarninn í okkar starfsemi í áratug, en þjónustan okkar varð til út frá íslensku hugviti og er byggð á evrópskum reglum og stöðlum og íslenskum lögum,“ segir Einar. „Í tíu ár var bara einn starfsmaður hjá fyrirtækinu, en þetta hefur sprungið hratt út síðustu misseri og í dag erum við fjórtán og þjónustum yfir fjögur þúsund fyrirtæki í fimmtán löndum um allan heim.“

Bylting í reikningagerð

„Það er ýmislegt sem gefur okkur sérstöðu. Í fyrsta lagi er það hvað við erum öguð í vinnubrögðum, en við leggjum mikla áherslu á að fylgja öllum stöðlum og reglum og það býður upp á mikla hagræðingu fyrir viðskiptavini okkar. Í öðru lagi erum við eina íslenska skeytamiðlunin sem styður bæði sendingu og móttöku á nýjustu samevrópsku rafrænu reikningunum, en í nýjustu útgáfunni er búið að gera þá mikilvægu breytingu að það er búið að skilgreina reiti fyrir alls kyns nauðsynlegar aukaupplýsingar, en ekki bara staðlaðar upplýsingar,“ útskýrir Einar. „Það þýðir að bókhaldskerfi geta lesið þessar upplýsingar og bókað ýmiss konar reikninga alveg sjálfvirkt.

Þetta er algjör bylting og þýðir að þeir sem nota þjónustuna frá okkur geta afgreitt meira af reikningum í gegnum sjálfvirkt kerfi en aðrir, sem getur sparað gríðarlegan tíma og um leið kostnað,“ segir Einar. „Þar sem við erum mjög öguð í vinnubrögðum er öll skráning upplýsinga líka í tryggum farvegi og því njóta viðskiptavinir ávinningsins af þessari breytingu, ásamt því að losna við hættuna á villum.“

Ýmis auka þjónusta í boði

„Í þriðja lagi bjóðum við líka upp á ýmiss konar auka þjónustu sem auðveldar viðskiptavinum okkar lífið. Við getum til dæmis breytt pdf-reikningi í rafrænan án neinnar handavinnu, en það er forsenda fyrir því að hann verði löglegur að hann sé annað hvort útprentaður eða rafrænn,“ segir Einar. „Við bjóðum líka upp á alls konar skýrslugerðir sem ég hef ekki séð aðra bjóða upp á, svo sem kostnaðargreiningar og kolefnisfótsporsskýrslur, sem eru unnar upp úr þeim gögnum sem við erum að miðla. Við erum fremstir meðal jafningja þegar kemur að þessum auka þjónustum.

Það er alltaf ódýrara og fljótlegra að nota rafræna reikninga en reikninga á pappír. MYND/AÐSEND

Við bjóðum líka upp á nokkurs konar ígildi símaskrár, þannig að ef þú sendir til dæmis út 100 reikninga á mánuði flettum við upp hverjir taka við rafrænum skjölum og sendum þá pdf-reikning á hina, þannig að viðskiptavinir okkar þurfi ekki að hugsa um það,“ segir Einar.

Samþykktarkerfi í skýinu

„Við erum líka með samþykktarkerfi í skýinu sem fólk sækist í. Það er tvennt gott við það. Í fyrsta lagi er mjög þægilegt að hafa þetta í skýinu því það þýðir að þú hefur aðgang að kerfinu hvar og hvenær sem er í gegnum snjallsíma,“ segir Einar. „Svo gefur samþykktarkerfið okkar þér líka færi á að samþykkja eða hafna reikningi áður en hann er bókaður. Kerfið fer yfir reikninginn og passar að allt stemmi, annars fer hann ekki í gegnum kerfið.

Yfirleitt flýgur 90% af reikningum í gegn án nokkurra vandræða, en þessi 10% sem eru ófullkomin vegna þess að það vantar einhver smáatriði, skapa alla vinnuna,“ segir Einar. „Þessa reikninga þarf að laga og það er betra að gera það áður en reikningur er bókaður, því þá þarf ekki að fara fram leiðréttingarvinna í bókhaldinu, heldur er einfaldlega beðið eftir réttum reikningi og svo gengið frá honum.“

Engin þörf á bókara

„Til að kerfið okkar virki er algjört lykilatriði að það sé bókhaldskerfi á báðum endum viðskiptanna. Við erum alltaf að dreifa skjölum úr einu bókhaldskerfi í annað, þannig að við erum eingöngu að þjónusta fyrirtæki,“ segir Einar. „Það eru mörg stór fyrirtæki að nýta þessa þjónustu, en sumir minni atvinnurekendur eru hikandi. Það munar samt að sjálfsögðu ekki síður um tíma og launakostnað hjá þeim og þetta gerir það að verkum að það þarf ekki að vera með bókara í vinnu, þannig að þessi hópur ætti að sjálfsögðu að nýta sér framfarirnar sem hafa orðið á þessu sviði.“ ■