Ólafur Páll Einarsson, framkvæmdastjóri Dokobit á Íslandi, segir að þeir sem byrji að nota rafrænar undirskriftir snúi ekki aftur til pappírsins.

Með rafrænum undirskriftum er hægt að veita viðskiptavinum þægilegri og betri þjónustu en áður að sögn Ólafs Páls. Rafrænar undirskriftir eru ekki einungis þægilegri heldur eru þær einnig öruggari en handritaðar undirskriftir þar sem erfiðara er að falsa og eiga við þær.

Dokobit er hugbúnaðarfyrirtæki sem þróar lausnir fyrir rafrænar undirskriftir. Á síðustu árum hefur uppbygging félagsins verið hröð og fer viðskiptavinum Dokobit ört fjölgandi. Félagið er með skrifstofur í fjórum löndum og styður við rafræn skilríki frá tólf löndum í Evrópu. Í dag eru yfir milljón skjöl rafrænt undirrituð með Dokobit í hverjum mánuði. „Notkun á rafrænum undirskriftum hefur á þessu ári aukist gríðarlega en á síðustu vikum hefur notkunin margfaldast,“ segir Ólafur Páll.

Dokobit býður rafrænar undirskriftir frítt út apríl

Vegna áhrifa Covid-19 hafa mörg fyrirtæki beðið starfsfólk að sinna vinnunni heima sé það möguleiki. Til að styðja við fyrirtæki hefur Dokobit því tekið þá ákvörðun að gera allar rafrænar undirskriftir fríar út apríl í gegnum lausnina Dokobit Portal. „Með þessu viljum við leggja okkar af mörkum til að gera fólki og fyrirtækjum kleift að halda starfsemi sinni gangandi á þessu erfiðu tímum. Við viljum eindregið biðja fólk um að fylgja fyrirmælum og forðast óþarfa ferðir á fjölmenna vinnustaði eða stofnanir. Þess í stað hvetjum við fólk til þess að nota pappírslaus viðskipti með rafrænum undirskriftum,“ segir Ólafur Páll.

Eru rafrænar undirskriftir og löglegar?

Fullgildar rafrænar undirskriftir hafa sömu réttaráhrif og handritaðar undirskriftir samkvæmt lögum númer 55/2019. Lögin eru innleiðing á Evrópureglugerð númer 910/2014 sem oftast er nefnd eIDAS-reglugerðin. Sömu lög tryggja jafnframt að ekki megi hafna því að fullgild rafræn undirskrift fái réttaráhrif af þeirri einu ástæðu að hún sé á rafrænu formi.

„Í einföldu máli þýðir þetta að fyrir þau tilfelli þar sem áður var krafa um að einstaklingur mætti í eigin persónu til þess að undirrita skjöl er núna hægt að nota rafræna undirskrift með stuðningi laga. Að auki tryggja lögin að fullgildar rafrænar undirskriftir hafa sama laglega gildi á milli landa í öllum aðildarríkjum ESB,“ segir Ólafur Páll.

Appið frá Dokobit sendir tilkynningu í símann þegar undirskrift er lokið.

eIDAS-vottuð

Dokobit lauk nýlega eIDAS-vottun og er því fullgildur traustþjónustuveitandi í samræmi við lög númer 55/2019 fyrir fullgildar rafrænar undirskriftir og aðrar traustþjónustur. Með vottuninni hefur verið staðfest að lausnir Dokobit mæti öllum tæknilegum og lagalegum kröfum sem gerðar eru til fullgildrar traustþjónustu. Ólafur Páll segir að þau hjá Dokobit séu gríðarlega stolt af þessum áfanga sem hefur kostað þau gríðarlega vinnu. Vottunin hefur mikla þýðingu fyrir viðskiptavini Dokobit.

Af hverju velja fyrirtæki lausnir frá Dokobit?

Á meðal þeirra sem nota lausnir Dokobit eru mörg þekkt fyrirtæki, eins og Íslandsbanki, Kvika, KPMG, Origo, Taktikal, Swedbank, SEB bank, DNB bank, Nordea (nú Luminor), Sýslumaður, island.‌is, nokkur íslensk ráðuneyti og margir fleiri.

„Öruggar og einfaldar lausnir sem auðvelt er að innleiða er líklega stærsta ástæðan fyrir því að fyrirtækin velja Dokobit,“ segir Ólafur Páll. „Fyrirtæki geta sett upp sitt eigið útlit á tölvupósta og aðlagað viðmót til að samræmast sínu eigin vörumerki. Þau geta þannig veitt viðskiptavinum sínum fyrsta flokks upplifun á þjónustu. Öruggar og vottaðar lausnir hafa einnig skipt viðskiptavini okkar miklu máli þegar kemur að vali þeirra á samstarfsaðila.“

Hægt að fylgjast með undirritunarferli með appi

Með appi frá Dokobit geta starfsmenn fylgst betur með öllum skjölum sem eru í undirritunarferli og brugðist hraðar við fyrir viðskiptavini á ferðinni. Í Dokobit Portal er meðal annars hægt að:

  • Stilla í hvaða röð þátttakendur eiga að undirrita skjöl.
  • Velja samþykktaraðila áður en skjöl fara í undirritun.
  • Setja upp eigið útlit fyrirtækja á tölvupósta og viðmót fyrir undirritun skjala.
  • Setja upp aðgangsstýringar fyrir starfsfólk að mismunandi skjölum fyrirtækis.
  • Rekja allt undirskriftarferlið með nákvæmri atburðaskrá.
  • Bæta við rafrænu innsigli fyrir stofnanir eða skipulagsheildir.

Hægt er að tengja Dokobit Portal við önnur skjalavistunarkerfi á þann hátt að skjöl sem send eru í rafræna undirritun endi sjálfvirkt á öðrum stað í skjalavistunarkerfi viðskiptavinar eftir að undirritun hefur verið lokið.

„Þrátt fyrir að efnahagsumhverfið okkar standi í dag frammi fyrir miklum áskorunum er aðdáunarvert að sjá aðlögunarhæfni margra fyrirtækja sem hafa tileinkað sér nýjar aðferðir til þess að geta áfram boðið þjónustu sína. Eins hefur ríkisstjórnin nýlega tekið stór skref til þess að auka áherslu sína á stafrænar lausnir meðal annars á vegum island.is og víðar. Með þessari þróun eru viðmið og kröfur neytenda að breytast mikið þegar kemur að stafrænni þjónustu. Notendur Dokobit mega einnig búa sig undir viðburðaríkt og spennandi ár þar sem mikið af nýjum eiginleikum og lausnum er nú í farvatninu og verður kynnt á árinu. Við hvetjum aðila til að fylgjast með á vefnum okkar dokobit.is.“