Fyrir COVID-19 voru fyrirtæki að senda skjöl sem viðskiptavinurinn þurfti sjálfur að standa í að prenta út, skanna og senda til baka með undirskrift. Að sögn Vals Þórs Gunnarssonar, framkvæmdastjóra Taktikal, telst slíkt til undantekninga í dag. Taktikal var stofnað fyrir fjórum árum og sérhæfir sig í rafrænum undirskriftum og ferlum sem byggja upp traust með rafrænum hætti.

„Þetta var talsvert ferli að senda skjölin með tölvupósti sem viðskiptavinurinn prentaði út, jafnvel kallaði til votta og þurfti síðan að skanna skjalið, senda til baka afrit, sem í raun er einungis mynd af skjalinu. Frumritið gat tapast og hægt er að eiga við skjalið eftir undirritun,“ útskýrir Valur.

„Aukning í fjölda viðskiptavina sem hefur innleitt rafrænar undirskriftir á síðasta ári hefur verið gríðarleg. Hjá okkur skiptir aukningin í notkun mörgum hundruðum prósenta á milli áranna 2019 og 2020,“ segir Valur.

Sem dæmi um ferla þar sem rafrænar undirskriftir hafa alveg tekið yfir, nefnir Valur skjöl tengd ráðningum nýrra starfsmanna. „Það er til dæmis þekkt í dag að ekki er hægt að hefja ýmis ferli og skráningu í kerfi fyrr en nýr starfsmaður er búinn að skrifa undir ráðningarsamning.

Í dag eru fjölmörg fyrirtæki að nýta rafrænar undirskriftir, bæði sem upplýst samþykki fyrir frekari gagnaöflun, jafnt sem við undirritun ráðningarsamninga til að flýta fyrir og uppfylla kröfur um skjölun,“ útskýrir hann.

Tímasparnaður og þægindi

„Mörg dæmi eru um að undirskriftir sem áður tók þrjá til fimm daga að safna sé núna lokið á nokkrum mínútum. Það hefur ekki bara skapað þægindi fyrir viðskiptavini heldur eykur það þjónustustig og sparar dýrmætan tíma stjórnenda fyrirtækja. Þeir fá mun meiri tíma fyrir mikilvægustu verkefni dagsins,“ segir Valur Þór.

Auðvelt að tengja við skjalakerfi fyrirtækisins

„Lykilatriði er að innleiðing á nýjum lausnum sé einföld og að nýjar lausnir falli vel að þeim kerfum sem fyrirtækið hefur þegar fjárfest í. Allar lausnir Taktikal eru afar sveigjanlegar og má tengja skjalakerfum sem fyrir eru og þannig auka virði þeirra, með því að tryggja sjálfvirka afhendingu rafrænna gagna að undirritun lokinni.“

Öruggar undirskriftir

„Undirskriftir Taktikal eru jafngildar undirskriftum á pappír þar sem þær byggja á fullgildum, rafrænum skilríkjum og uppfylla kröfur um fullgildar undirskriftir samkvæmt lögum 55/2019 um rafræna auðkenningu og traustþjónustur, er tóku gildi 1. janúar 2020.

Við erum svo heppin á Íslandi að langflestir eru með rafræn skilríki í símanum. Það gerir okkur kleift að undirrita með mikilli fullvissu og öryggi um að sá sem undirritar sé sá sem hann/hún segist vera, auk þess sem skjalið er innsiglað og tímastimplað með stöðluðum hætti við undirritun. Þetta þýðir að undirritað skjal er eitt sterkasta sönnunargagnið í dag fyrir skjöl og samninga.

Allar undirritanir eru auk þess svokallaðar fullgildar langtímaundirritanir (e. Long Term Validation) sem þýðir að hægt er að sannvotta allar undirskriftir alveg óháð kerfum Taktikal og jafnvel þó að skilríki undirritenda séu útrunnin,“ greinir Valur Þór frá.

Vitundarvottar óþarfir

Með fullgildum rafrænum undirskriftum þarf ekki lengur að kalla til vitundarvotta, þar sem vottanir fara fram með rafrænum hætti. „Áður þurfti að kalla til aðila, alls óviðkomandi skjalinu, sem höfðu það hlutverk að votta að undirritandi væri sannanlega sá sem ritaði nafn sitt á skjalið og að hann væri eftir atvikum fjárráða. Í dag er slíkt óþarfi, þar sem einungis handhafi rafrænu skilríkjanna getur skrifað undir og lesa má aldur undirritanda úr kennitölu hans,“ segir Valur Þór.

Fjölbreyttir viðskiptavinir

Viðskiptavinir Taktikal eru framsækin fyrirtæki af öllum stærðum; einnig eru ríki, sveitarfélög, lögfræðistofur, fjármálafyrirtæki, tryggingafélög ásamt stofnunum sem vilja vera framarlega í stafrænni þjónustu, meðal viðskiptavina.

Frír prufuaðgangur

Nánari upplýsingar veitir Valur Þór Gunnarsson framkvæmdastjóri í síma 552-5620 eða í netfanginu hallo@taktikal.is en hægt er að skrá sig frítt og prófa rafrænar undirskriftir á slóðinni app.taktikal.is/trial eða á vef Taktikal www.taktikal.is"