Stólpi viðskiptalausnir er eitt elsta hugbúnaðarfyrirtæki landsins, en fyrirtækið verður 38 ára á þessu ári. Fyrirtækið hefur alla tíð lagt áherslu að vera með öflugt íslenskt upplýsinga- og bókhaldskerfi fyrir allar gerðir fyrirtækja. Aukin áhersla hefur þó verið lögð á að vera með öflugt verkbókhald fyrir iðnaðinn í landinu, þannig að auðvelt sé að halda utan um rekstur, afkomu, sölu, birgðir, verkbókhald, tímaskráningar starfsmanna, laun og fleira.

Guðmundur Ingi Hauksson, framkvæmdastjóri Stólpa, segir að upprunalegt markmið fyrirtækisins hafi verið að búa til bókhaldskerfi fyrir iðnaðinn þar sem öflugt verkbókhald væri hluti af kerfinu.

„Verkbókhaldið sem hluti öflugs bókhaldskerfis hefur alltaf verið okkar styrkur. En við bjóðum núna upp á lausn sem einfaldar alla handavinnu gríðarlega. Núna er hægt að lesa rafrænt inn allt aðkeypt efni, sjálfkrafa inn á verkið í verkbókhaldinu,“ útskýrir Guðmundur Ingi.

Rafrænt ferli frá upphafi til enda

„Lausnin okkar er að vera með rafrænt ferli frá upphafi til enda. Það er hægt að stofna verk í kerfinu og gefa því verknúmer. Tökum sem dæmi verki númer 74. Allir starfsmenn sem kaupa efni í þetta verk setja það á þetta verknúmer. Þegar reikningurinn kemur rafrænt til okkar, þá þekkir kerfið okkar verk númer 74 og allt aðkeypt efni ásamt kostnaði og álagningu fer sjálfkrafa inn í verkbókhaldið, línu fyrir línu. Þannig sérðu, sem dæmi, nákvæmlega hversu margir metrar af bláum eða rauðum rafmagnsvír voru notaðir í þetta ákveðna verk,“ útskýrir hann.

„Öll handavinna beinlínis hverfur. En vandamál þeirra sem taka að sér lítil eða stór verkefni hefur oft verið þessi gríðarlega handavinna sem felst í því að halda utan um efniskaup. Að skrá á hvaða verði varan var keypt og á hvaða verði á að endurselja hana. Á endanum hefur oft bara staðið á reikningum til viðskiptavina: Efniskostnaður: 100.000 eða 6.000.000 og viðskiptavinurinn hefur enga yfirsýn yfir hvaða efni var keypt,“ heldur hann áfram.

„Í stuttu máli þá er með rafrænu verkbókhaldi Stólpa rafrænn reikningur frá birgja ekki aðeins lesinn inn í fjárhaginn sem aðkeypt efni, heldur er hver einasta vörulína reiknings lesin inn í verkbókhaldið, línu fyrir línu sem aðkeypt efni. Einingaverð vörunnar fyrir og eftir afslátt kemur sjálfkrafa inn svo endursöluverð viðskiptavinar verður sjálfvirkt.“

Guðmundur Ingi útskýrir að þetta einfaldi einnig verkstjóra yfirsýn sem getur séð hver framlegðin er í verkinu í heild og sundurliðað eftir hverri einustu efnislínu eða vinnuskráningu.

„Verkstjórinn þarf því bara að yfirfara rafræna innkaupareikninga og tryggja að þeir séu skráðir á rétt verk,“ segir hann.

Eina kerfið með þessa lausn

„Ég frétti það bara um daginn hjá sjálfstæðum ráðgjafa, sem veitir iðnaðarfyrirtækjum ráðgjöf um hvaða kerfi henta þeim best, að við erum eina bókhaldskerfið sem er með þessa lausn. Hann sagði mér að flest kerfi eru með þessa lausn að hluta en ganga ekki eins langt og við,“ segir Guðmundur Ingi og bætir við að auk verkbókhaldsins sé Stólpi líka með mjög góða lausn í tímaskráningu.

„Menn geta skráð tímana sína í appi í símanum þegar þeir mæta á verkstað. Þannig stimpla þeir sig inn í verkið og geta líka skráð hvað þeir eru að gera. Skráningin fer sjálfkrafa til verkstjórans sem staðfestir tímana. Tímarnir fara líka sjálfkrafa inn í verkið og launakerfið til að reikna hvað iðnaðarmaðurinn á að fá í laun. Þetta einfaldar alla handavinnu til muna og veitir nauðsynlega yfirsýn.“

Stólpi hefur hjálpað mikið

Þórarinn Pálmarsson rekur rafvirkjafyrirtækið Raf-Lux og hefur notað hugbúnaðinn frá Stólpa viðskiptalausnum frá árinu 2007.

„Stólpi hefur reynst mér mjög vel. Eftir að rafræna kerfið fór af stað hjá þeim hef ég verið að aðlagast því og Guðmundur Ingi hefur hjálpað mér við það,“ segir Þórarinn.

„Kerfið hefur hjálpað mér mikið varðandi utanumhald um allt aðkeypt efni í verk sem við erum að vinna í. Við höfum skráð verkin sem við erum að vinna í og þá heldur kerfið utan um öll efniskaup í verkin, kaupverð og endursöluverð fyrir hverja vöru sem við kaupum. Það hjálpar rosalega upp á pappírsvinnuna. Þetta var oft mjög mikil vinna hér áður, því verðið á vörunum er stanslaust að breytast og innkaupareikningarnir margir. Þetta sparar handavinnu mikið fyrir mig. Að þurfa ekki að handpikka allt inn.“

Þórarinn segir að einnig veiti Stólpi viðskiptalausnir góða þjónustu ef þörf er á aðstoð.

„Endurskoðandinn minn hjá Endurskoðun og ráðgjöf hefur líka notað Stólpa og verið ánægður með kerfið. Það eina sem ég þarf að gera er að fara yfir verknúmerin áður en allt er sett saman. Mér fannst voða skrýtið að venjast því að fá ekki eða senda ekki lengur bréf í pósti, en ég myndi ekki vilja fara til baka, nú kemur reikningurinn strax rafrænt frá útgefanda til greiðanda.“ ■