Uniconta á Íslandi er nú að hefja sitt fimmta starfsár og á þeim tíma hefur Uniconta bókhaldskerfið verið lagað að íslenskum aðstæðum. Á fjórða hundrað fyrirtækja hér á landi nota kerfið daglega og að sögn Ingvalds Thors Einarssonar, framkvæmdastjóra Uniconta á Íslandi, hefur kerfið hitt í mark á meðal íslenskra fyrirtækja. Fyrirtækin sem nota kerfið hér á landi eru allt frá litlum og meðalstórum fyrirtækjum upp í stórfyrirtæki en kerfið er gríðarlega öflugt og það er einfalt og fljótlegt að aðlaga það fyrirtækjum af öllum stærðum og gerðum.

Ingvaldur útskýrir að Uniconta kerfið innihaldi kerfiseiningar sem uppfylla fjölbreyttar kröfur ólíkra fyrirtækja. Grunnkerfin eru fjárhags- og eignakerfi, viðskiptavina- og sölukerfi, lánardrottna- og innkaupakerfi, birgða- og framleiðslukerfi og verkbókhalds- og tímaskráningarkerfi auk CRM kerfis.

Loka hringnum í færri handtökum

„Grunneiningin í kerfinu er fjárhagur. Í fjárhagskerfinu eru öll fylgiskjöl stafræn. Það þýðir að við getum tekið við reikningum á PDF sem flæða beint inn í Uniconta úr tölvupósti. Einnig má taka á móti rafrænum reikningum frá skeytamiðlara en þá les kerfið allar bókunarupplýsingar sjálfkrafa. Með einu handtaki má færa reikninga til samþykktar. Ferlið við að taka á móti reikningi og gera hann tilbúinn til bókunar á bara að vera tvö handtök. Fyrir nokkrum árum þurfti að sækja reikninginn í póstkassann, taka hann úr umslaginu, handskrá upplýsingar inn í bókhaldskerfið og svo að handskrifa fylgiskjalsnúmer á reikninginn, gata hann og setja í möppu. Við náum gríðarlegum tímasparnaði við bókhaldið þar sem tvö til þrjú handtök þarf til að taka við reikningi, senda hann til samþykktar og bóka. Samþykkjandi samþykkir með einum smelli í gegnum app í símanum eða hlekk í tölvupóst og hringnum er lokað,“ útskýrir Ingvaldur.

Í fjárhagskerfinu er líka rafræn afstemming fyrir banka sem kallar rafrænt í allar hreyfingar bankareikninga og stemmir þær af við fjárhag. Setja má upp bókunarreglur fyrir óafstemmdar færslur og þannig lærir kerfið að færa bókhaldið, svo notandinn sleppur við tímafreka handavinnu. Í fjárhagsáætlanakerfinu geta fyrirtæki gert áætlanir fram í tímann og með einföldum hætti borið þær saman við rauntölur. Einnig inniheldur Uniconta eignakerfi sem heldur utan um fastafjármuni og afskriftir þeirra. Notendur skila svo VSK skýrslum með rafrænum hætti.

Birgðakerfið er flaggskipið

„Í Viðskiptavinakerfinu er haldið utan um viðskiptavini, tilboð, pantanir og afhendingarseðla. Þar eru sölureikningar gefnir út, ýmist sem rafrænir reikningar eða PDF reikningar, sem sendir eru með tölvupósti. Þar má stofna innheimtukröfur sem eru sendar til banka og halda utan um greiðslur og bókun innheimtukostnaðar,“ útskýrir Ingvaldur.

„Í Lánardrottnakerfinu er svo haldið utan um lánardrottna, innkaup, innkaupabeiðnir, pantanir og greiðslur til lánardrottna. Viðskiptavina- og Lánardrottnakerfin eru mjög svipuð kerfi, nokkurs konar speglun hvort á öðru. Kerfið heldur utan um stöður í öllum gjaldmiðlum, bæði í fjárhag og undirkerfum og gengismunur færist sjálfkrafa.“

Birgðakerfið er enn ein kerfiseining Uniconta, þar má halda utan um staðsetningu á vörum, til dæmis eftir verslun eða lager, sjá hvaða vörur eru í innkaupum og hvenær þær eru væntanlegar. Birgðakerfið heldur utan um kostnaðarvirði á vörum, uppskriftir, framleiðslu, vöruafbrigði, lotu- og raðnúmer og margt fleira.

„Það má segja að birgðakerfið sé flaggskipið okkar,“ segir Ingvaldur. „En við erum einnig með gríðarlega öflugt verkbókhaldskerfi þar sem hægt er að halda utan um tímaskráningar starfsmanna og eignfæra verk í vinnslu. Tímaskráningu og skráningu kostnaðar á verk má gera í gegnum app sem heitir Uniconta Assistant.“

Uniconta Assistant appið fyrir daglega vinnu

Uniconta Assistant appið virkar á IOS og Android snjalltækjum. Í gegnum appið getur notandinn skráð tíma á þau verk sem hann vinnur. Þar er einnig hægt að skrá kostnað eins og vörunotkun og akstur. Notandinn getur samþykkt reikninga í appinu og gefið út sölureikninga.

„Appið er hugsað fyrir fyrirtæki sem eru kannski með iðnaðarmenn í vinnu eða fólk sem vinnur mikið úti á örkinni. Fólkið getur þá unnið sína daglegu vinnu í litlu appi í símanum,“ segir Ingvaldur.

Með Uniconta Assistan Appinu er hægt að vinna daglega vinnu í síman­un.

Auðvelt að aðlaga kerfið

Eins og áður kom fram verður Uniconta kerfið fimm ára á árinu. Kerfið er skýjalausn sem var hannað í skýinu ólíkt flestum öðrum kerfum sem hönnuð voru í eldra tækniumhverfi en hafa verið aðlöguð skýjaumhverfinu.

„Uniconta fæddist í skýinu. Viðskiptavinir okkar borga bara fast lágt mánaðargjald sem fer eftir notkun. Þeir fá svo allar uppfærslur á kerfinu sjálfkrafa. Þeir mæta bara í vinnuna og einn daginn getur verið komið eitthvað nýtt inn í kerfið. Þetta gerist án alls kostnaðar og fyrirhafnar fyrir viðskiptavininn,“ segir Ingvaldur.

Hann útskýrir að það sem Uniconta hefur umfram flestar skýjalausnir sem keyra í vafra er að auðvelt er að laga Uniconta að þörfum fyrirtækja.

„Það er einfalt að bæta við reitum og töflum og ýmiss konar sértækri virkni. Oftast er þetta ekki hægt í skýjalausnum eða mjög flókið ferli. Skýjalausnir eru yfirleitt staðlaðar lausnir sem ekki er hægt að breyta. Stærri fyrirtæki hafa í gegnum tíðina keypt kerfi og hýst þau sjálf svo þau geti lagað þau að sínum þörfum. Það sem við gerum öðruvísi er að sameina kosti gömlu kerfanna, sem menn settu upp sjálfir og löguðu að sínum þörfum, og vafralausna sem eru í skýinu. Uniconta sameinar það besta úr báðum heimum.“

Þorsteinn og Ingvaldur hjá Uniconta leggja áherslu á gott kerfi. RÉTTABLAÐIÐ/SIGTRYGGUR ARI

Hraðvirkt og notendavænt

Ingvaldur segir Uniconta kerfið mjög notendavænt og hraðvirkt. „Margir notendur hafa talað um að Uniconta sé hraðasta bókhaldskerfi í heimi þó ég þori ekki að fullyrða það. Bókhaldskerfi í skýinu hafa tilhneigingu til að verða hægvirkari eftir því sem fleiri notendur koma inn í þau og vinnslur verða flóknari. En því er ekki að heilsa hjá okkur.“

Ingvaldur nefnir að bókarar hafi talað um að þeir séu að spara alveg frá 30-50% af tímanum sem fór í að færa bókhald áður, eftir að þeir fóru að nota Uniconta.

„Í Uniconta er auðvelt að leiðrétta rangar færslur og gera lagfæringar á bókhaldinu. Bókarar hafa talað um að þeir spari mikinn tíma í afstemmingu og leiðréttingar. En þó bókarar hafi mikla reynslu þá gerast alltaf einhver mistök.“

Í Uniconta er kerfiseining sem heitir Uniconta Dashboard. Það geta fyrirtækin sett upp mælaborð fyrir sinn rekstur eftir eigin þörfum.

„Við erum líka með það sem kallast OData þjón, sem gerir það að verkum að notandi getur skráð sig inn í gegnum Excel eða PowerBI, sótt gögnin sín þangað og búið til alls kyns skýrslur og mælaborð þar inni,“ segir Ingvaldur.

Auðvelt að tengja við önnur kerfi

„Annar kostur er að Uniconta kerfið er byggt upp sem API, eða (Application Programming Interface). Það þýðir að mjög auðvelt er fyrir notendur að tengja önnur kerfi sem þeir nota við Uniconta. Ef þeir nota til dæmis framleiðslukerfi þá er hægt að tengja það í gegnum API. Þetta er tiltölulega einfalt miðað við í eldri kerfum. Það voru yfirleitt bara stóru fyrirtækin sem réðu við að fara í samþáttanir á mismundandi kerfum sem töluðu öll saman. En með API er þetta miklu auðveldara og litlar hindranir fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki að fá þessar samþáttanir og auka skilvirkni.“

Uniconta á Íslandi er dreifingaraðili Uniconta hugbúnaðarins á íslenskum markaði. Ingvaldur útskýrir að það þýði að það sé þeirra hlutverk að staðfæra hugbúnaðinn og sníða hann.

„Við smíðum kerfiseiningar sem íslensk fyrirtæki nota, markaðsetjum kerfið og viðhöldum þekkingarstiginu hér á landi. Við vinnum með fjölda sölu- og þjónustuaðila, það má nefna fyrirtæki eins og Þekkingu, Svar, Tölvugerði og Bókhald & aðrar lausnir. Þetta eru aðilar sem aðstoða notendur okkar við að innleiða kerfið og veita þeim þjálfun, kennslu og ráðgjöf. Fyrirtækin geta líka aðstoðað notendur við samþáttun við önnur kerfi.“

Sölu- og þjónustuaðilar í samvinnu við Uniconta hjálpa viðskiptavinum að læra á kerfið. MYND/AÐSEND

Nýjungar í kerfinu

Það eru alltaf að koma fram nýjungar í Uniconta en á meðal þeirra nýjustu eru tollakerfi sem er ætlað fyrirtækjum í innflutningi. Með tollakerfinu geta fyrirtæki átt samskipti við Skattinn beint úr Uniconta. Þau senda tollskýrslu úr Uniconta sem byggir á innflutningsgögnum og fá álagningu gjalda til baka í svarskeyti frá tollinum. „Þetta gerist rafrænt með nokkrum smellum í okkar kerfi. Við hugsum þetta sérstaklega fyrir heildsölur og smásölur sem flytja inn vörur sjálfar,“ segir Ingvaldur.

„Önnur nýjung hjá okkur eru EDI samskipti sem eru ríkjandi í samskiptum á milli heildverslana og smásöluverslana. Við erum einnig nýlega komin með sendingu og móttöku á rafrænum reikningum á því sem heitir evrópska normið. Við erum fyrst á Íslandi til að innleiða Evrópustaðalinn fyrir rafræna reikninga í okkar hugbúnaði. Að lokum vorum við að klára rafræn skil á verktakamiðum. Þau eru orðin hluti af kerfinu.“

Aðrar nýjungar eru einnig í þróun hjá Uniconta, þar á meðal afgreiðslukerfi fyrir verslanir og aukin samþáttun við banka- og fjármálastofnanir.

„Við stefnum að því á þessu ári að notendur okkar geti átt öll bankasamskipti rafrænt í gegnum okkar kerfi hvort sem um innheimtu, innlendar eða erlendar greiðslur sé að ræða. Þetta ásamt afgreiðslukerfinu er í vinnslu hjá okkur og mun koma út á árinu,“ segir Ingvaldur.

Ingvaldur segir að þeir hjá Uniconta séu oft spurðir hver er þeirra helsti keppinautur.

„Ég myndi segja að helsta samkeppnin okkar sé kyrrstaða. Við tölum við mikinn fjölda fyrirtækja í hverri viku sem eru að velta þessum hlutum fyrir sér. Við finnum að ef þau gera eitthvað í málunum þá koma þau til okkar en oft er það þannig að þau fresta hlutunum. Það hefur hingað til verið umfangsmikið verk að innleiða nýtt kerfi og menn halda því oft áfram að gera það sama og síðustu 10-20 ár og fresta þannig tækifæri til aukinnar skilvirkni og hagræðingar. Það er langstærsta samkeppnin okkar, að menn eru ragir við breytingar.“

Uniconta vinnur með fjölda sölu- og þjónustuaðila sem aðstoða notendur Uniconta við að innleiða kerfið og veita þeim þjálfun, kennslu og ráðgjöf.