„Við finnum fyrir mikilli ánægju hjá fólki sem kaupir af okkur þjónustu. Oft og iðulega er það sama fólkið sem lendir í því að þurfa að sinna húsfélagsmálum ár eftir ár og því léttir mjög við að það dragi verulega úr þeirri vinnu og áreiti sem fylgir því að vera í stjórn húsfélags.“
Þetta segir Helga Soffía Guðjónsdóttir, framkvæmdastjóri Rekstrarumsjónar.
Hún bendir á að þau hjá Rekstrarumsjón geti ekki verið félagsmenn í húsfélagi né tekið sæti í stjórn.
„Það þarf því alltaf að vera stjórn í húsfélögum sem sér um ákvarðanatökur. Við störfum í umboði stjórnar, vinnum vinnuna frá upphafi til enda og skilum fullunnu verki til hússtjórnarinnar sem síðan þarf aðeins að taka ákvörðun.“
Framúrskarandi þjónusta
Fyrirtækið var stofnað á vordögum 2017 og hefur stækkað ört síðan.
„Ástæða þess að við ákváðum að fara út í þennan rekstur var að ég og tvö systkini mín stóðum í ströngu vegna setu okkar í stjórnum húsfélaga sem öll voru að kaupa þjónustu héðan og þaðan. Okkur fannst skorta á þjónustuna sem við vildum fá og ákváðum í kjölfarið að bjóða sjálf upp á framúrskarandi húsfélagaþjónustu,“ segir Helga Soffía.
Hún segir heilmikla vinnu í kringum húsfélög.
„Við fundum fyrir þörfinni, að fólk vill heldur borga öðrum fyrir að sinna þessari vinnu og eyða frekar tíma sínum í eitthvað skemmtilegra. Þá eru ekki allir í stakk búnir til að sinna þessum málum og þurfa til þess aðstoð,“ segir Helga Soffía.
Til dæmis þurfi heilmikla þekkingu á lögum um fjöleignarhús og reglum í skiptingu sameiginlegs kostnaðar.
„Með því að nýta þjónustu okkar er líka oft hægt að fá betri tilboð fyrir húsfélög í ýmsa rekstrarliði, eins og tryggingar, þrif og framkvæmdir.“
Traust og persónuleg þjónusta
Frá stofnun til loka árs 2020 voru þau tvö úr fjölskyldunni sem sáu um allan rekstur félagsins, Helga Soffía og mágur hennar.
„Það er mikil eftirspurn eftir þjónustu okkar og í upphafi árs 2021 byrjuðum við að bæta í hópinn. Við erum nú sex sem sinnum daglegum störfum á skrifstofunni og enn fleiri sem koma að fundarhaldi með okkur,“ greinir Helga Soffía frá.
Hún segir markmið Rekstrarumsjónar að veita trausta og persónulega þjónustu.
„Starf okkar byggir á góðu samstarfi við viðskiptavini, þar sem virðing og fagmennska er höfð í fyrirrúmi. Rekstur og málefni húsfélaga krefjast mikillar vandvirkni og tíma, en oftar en ekki lendir þunginn á sömu einstaklingunum ár eftir ár. Þar kemur Rekstrarumsjón inn í; við sérhæfum okkur í rekstri húsfélaga og getum þannig létt undir og tekið ábyrgð á málum sem annars lenda á íbúum fjöleignarhúsa,“ upplýsir Helga Soffía.
Hagræðing og minni kostnaður
Með aðkomu Rekstrarumsjónar er allri þjónustu húsfélaga haldið til haga á einum stað. Með því má oft ná fram hagræðingu og lækka ýmsan rekstrarkostnað.
„Nú er í gangi aðalfundatímabil húsfélaga sem er annasamt tímabil hjá okkur. Samkvæmt lögum um fjöleignarhús er húsfélögum skylt að halda aðalfund fyrir lok aprílmánaðar ár hvert. Með þjónustu Rekstrarumsjónar eru allar áhyggjur af undirbúningi slíkra funda, stjórnun þeirra og eftirfylgni úr sögunni. Íbúar og stjórn húsfélaga geta treyst því að framkvæmd fundanna og ákvarðanatökur á þeim séu samkvæmt lögum, reglum og venjum á sviði fjöleignarhúsa. Þá vinnum við einnig ársreikninga fyrir fundi, sem og rekstrar- og húsgjaldaáætlanir, en það getur oft vafist fyrir fólki,“ segir Helga Soffía.
Þrjár vinsælar rekstrarleiðir
Rekstrarumsjón býður viðskiptavinum sínum upp á þrjár rekstrarleiðir. Því ættu öll húsfélög að geta fundið leið sem hentar þeim.
Rekstrarleið 1: Fjármál og innheimta.
Í grunninn samsvarar þessi leið gjaldkerastarfinu í húsfélaginu. „Við sjáum um að greiða reikninga og gætum þess að húsfélagið fái allan virðisaukaskatt endurgreiddan sem það á rétt á. Þá sjáum við um innheimtu húsgjalda og sjáum til þess að þeim sé fylgt eftir með innheimtuviðvörunum og jafnvel lögheimtu, sé þess þörf. Þá færum við bókhald og gerum ársreikninga, svo dæmi séu tekin. Þá sjáum við einnig um gerð húsfélagsyfirlýsinga til fasteignasala án aukagreiðslu, enda heyri slíkt undir þjónustu okkar,“ greinir Helga Soffa frá.
Rekstrarleið 2: Fundaþjónusta
Í þessari leið bætist við þjónusta í kringum árlegan aðalfund. „Við tryggjum að boðað sé löglega til aðalfundar, stjórnum fundinum og ritum fundargerð, auk þess að tryggja að ákvarðanatökur séu eftir réttum leiðum og taki tillit til laga um fjöleignahús. Þá er jafnframt unnin rekstrar- og húsgjaldaáætlun út frá gjöldum síðasta árs,“ upplýsir Helga Soffía.
Rekstrarleið 3: Full þjónusta
„Langflestir kjósa þessa leið. Þá sinnum við, auk fjármála og fundaþjónustu, öllu öðru sem til fellur. Við öflum til dæmis tilboða í daglegan rekstur eða framkvæmdir ef þær standa til. Við veitum ráðgjöf, komum að ágreiningsmálum og veitum grunnlögfræðiráðgjöf,“ útskýrir Helga Soffía.
Rekstrarumsjón er í Bæjarhrauni 6 í Hafnarfirði. Opið 9 til 16 virka daga. Sími 571 6770. Netfang: umsjon@rekstrarumsjon.is Nánari upplýsingar á rekstrarumsjon.is
