Stöðugt fleiri fyrirtæki eru farin að velja þann kost að útvista alfarið launaþættinum með allri sinni umsýslu. Launasvið VIRTUS hefur þar af leiðandi vaxið hratt að undanförnu og fjöldi nýrra viðskiptavina bætist við í hverjum mánuði.

„Það má ef til vill segja að við höfum á undanförnum árum fjárfest í morgundeginum hvað alla sjálfvirkni og tæknivæðingu varðar,“ segir Þorkell. „Við höfum veðjað á framtíðina hvað varðar til dæmis rafræna bókhaldsþjónustu, sjálfvirkni í reikningagerð fyrir fjölmarga rekstraraðila og agaða verkferla í gerð uppgjöra og ársreikninga. Fjármálaþjónustan í heild sinni er nánast orðin eins og háþróað færiband í fiskvinnslu þar sem bandið ýtir hverju stykki með sjálfvirkum hætti á sinn stað til frekari vinnslu. Það skiptir hins vegar miklu máli að setja hvern viðskiptavin á réttan stað færibandsins strax í upphafi. Sú innleiðing er í höndum Rósu Kristínar Stefánsdóttur, sem að okkar viti stígur vart feilspor enda komin með góða reynslu í því verkefni.

Öryggi, trúnaður og sparnaður eru leiðarljós launasýslunnar sem Oddný Einarsdóttir (t.v.) stýrir. Rósa rýnir með henni í skjáinn hjá Þorkatli. FRÉTTABLAÐIÐ/SIGTRYGGUR ARI

Það er mikil tímasparandi og sérhæfð verkaskipting sem annast ólíka verkþætti fyrir viðskiptavinina og ég er sannfærður um að með því erum við að auka bæði allt öryggi og vinnsluhraða til muna. Þegar allt er reiknað erum við að minnsta kosti í langflestum tilfellum bæði að spara okkur og viðskiptavinunum umtalsverða peninga. Það gildir ekki síst um launasviðið sem við erum afskaplega hreykin af.“

Betri laun

VIRTUS auglýsir launaþjónustu sína undir hattinum „betri laun“ sem allir væru örugglega til í að hafa enda þótt hér sé átt við allt sem útreikningum og útborgun launa fylgir. Og það er ekki lítið!

„Markmið VIRTUS er að standa þannig að verki að vinnuveitandinn þurfi einfaldlega ekki að hafa neinar áhyggjur af laununum – öðrum en reyndar að eiga fyrir þeim,“ segir Þorkell. „Við stofnum hvern nýjan launamann í kerfinu okkar miðað við umsamin launakjör og göngum sömuleiðis frá uppgjöri þegar fólk lætur af störfum og á til dæmis inni orlof og ef til vill fleira. Í hverri viku eða mánuði reiknar VIRTUS síðan út launin miðað við samninga og mögulega tímaskýrslur, birtir launaseðla í heimabönkum sé þess óskað, dregur frá skatta, lífeyrissjóðsgjöld, stéttarfélagsgreiðslur og mögulega fleira, til dæmis meðlög, sendir skilagreinar, launamiða og skýrslur samkvæmt lögum og reglugerðum, uppfærir laun sjálfvirkt miðað við breytingar á kjarasamningum og greiðir svo út launin sé þess óskað.“

Oddný Einarsdóttir stýrir launasviði VIRTUS af mikilli alúð. Ávallt er unnið fyrir umsamið fast mánaðargjald sem tekur mið af umfangi og verkþáttum hvers fyrirtækis. Innifalið er auk hefðbundinna verkefna meðal annars margþætt kjaratengd ráðgjöf, samskipti við stéttarfélög og fleira. Oft eru laun bókuð beint inn í fjárhagskerfi viðskiptavinanna og launatengdir liðir allir stemmdir af. Þorkell segir að það sé auðvitað mikill fengur að því fyrir vinnuveitendur að þurfa ekki að hafa áhyggjur af mögulegum forföllum launafulltrúa sinna á versta tíma í kringum mánaðamót eða aðra útborgunardaga.

„VIRTUS hefur lært mikið af kröfuhörðum viðskiptavinum sínum en við höfum líka náð að kenna þeim ýmislegt,“ segir Þorkell sem er þakklátur fyrir flottan og metnaðarfullan viðskiptavinahóp. FRÉTTABLAÐIÐ/SIGTRYGGUR ARI

„Það er líka jákvætt að í flestum tilfellum erum við að spara þeim talsvert mikla peninga,“ heldur hann áfram. „Best er samt að innanhússvitneskjan á hverjum vinnustað er engin um laun einstakra starfsmanna. Þess vegna hafa stöðugt fleiri fyrirtæki af öllum stærðargráðum og um allan heim verið að útvista þessum þætti starfseminnar. Ísland er þar engin undantekning, enda má segja að flest fyrirtækin hér séu frekar lítil og samfélagið smátt. Þeim mun meira atriði er að trúnaður í kringum mismunandi laun á hverjum vinnustað sé sem mestur. Launakjör eiga að mínu viti að vera einkamál.“

Betra bókhald

Í tuttugu ára sögu VIRTUS hefur bókhaldsþjónustan verið hjarta og lunga starfseminnar. Á þeim tíma hefur vinnulagið að sjálfsögðu þróast, en aldrei hraðar en á allra síðustu árum. VIRTUS tók þá ákvörðun að fara af fullum krafti í þróun rafræns bókhalds og í dag tekur fyrirtækið einfaldlega ekki við bókhaldsgögnum á pappír. Bókhaldsmöppurnar sem fluttar hafa verið á milli staða í stórum plastpokum og pappakössum koma einfaldlega ekki lengur inn fyrir dyr hjá VIRTUS.

Þorkell segir verkferla í rafrænu bókhaldsþjónustunni mjög skýra. „Við stöndum á því fastar en fótunum að við séum með þeim að bjóða upp á mun betra bókhald en ella,“ segir hann. „Í kringum hvern viðskiptavin er sama verkaskiptingin þar sem við vinnum á fjórum meginsviðum; bókhaldssviði, launasviði, uppgjörssviði og á sviði reikningagerðar. Við notumst við verkefnastjórnunarkerfi Monday.com og samþættum þar vinnu hinna mismunandi teyma. Útkoman er til dæmis sú að við erum þegar byrjuð að skila fyrstu ársreikningum til skattyfirvalda og í rauninni getur hvaða viðskiptavinur sem er óskað eftir því að fá ársuppgjörið sitt fyrir síðasta ár með tveggja til þriggja daga fyrirvara.“

Betri reikningagerð

VIRTUS annast rafræna reikningagerð fyrir talsverðan fjölda einstaklinga í rekstri og mjög lítilla fyrirtækja. „Ríki og flest sveitarfélög ásamt mörgum stærri fyrirtækjum gera orðið þá kröfu að reikningar berist þeim með rafrænum hætti,“ segir Þorkell. „Tími handskrifaðra reikninga er einfaldlega liðinn og PDF-reikningagerð með útsendingu í tölvupóstum er líka á undanhaldi.

Rósa Kristín Stefánsdóttir annast innleiðingu allra nýrra viðskiptavina og kemur þeim á réttan stað í ferlunum og Oddný Einarsdóttir stýrir launasviðinu, sem um þessar mundir er nánast í sama línulega vextinum og Omíkron.

Við aðstoðum viðskiptavinina líka með ráðgjöf um sölu- og birgðakerfi og reynum þarna eins og annars staðar að gera hlutina eins sjálfvirka og mögulegt er. Þegar til lengri tíma er litið og hlutirnir farnir að ganga sæmilega smurðir fyrir sig erum við sem fyrr að auka öryggi og spara tíma.“

Betri fjármál

VIRTUS tekur ef til vill ekki lítið upp í sig þegar fyrirtækið heitir viðskiptavinum sínum „betri fjármálum“ með öguðum og nútímalegum vinnubrögðum. „Já, það er kannski engin minnimáttarkennd í þessu vígorði okkar,“ segir Þorkell, en bætir því strax við að lykillinn að árangrinum sé hjá viðskiptavinunum sjálfum. „Við höfum ekki síst þróað launaþáttinn, en líka rafræna bókhaldið, með afar kröfuhörðum og framsýnum viðskiptavinum. Í gegnum vinnuna fyrir þá, og ekki síður með þeim, höfum við lært hratt síðustu misserin en ég verð líka að láta það fylgja sögunni að starfsfólkið hér hefur allt saman verið afar námfúst. Okkur hefur tekist að skapa sterka og metnaðarfulla liðsheild sem leggur grunninn að því að okkur finnst við geta tekið svolítið stórt upp í okkur.“