Það hefur komið í ljós að fyrirtæki voru misvel búin undir þessar breytingar,“ segir Andri Örvar Baldvinsson, tæknileiðtogi samskipta- og samvinnulausna Sensa. Mikilvægt er að huga að þeim þáttum sem skipta máli til þess að fjarfundurinn skili árangri. Einfalt notendaviðmót fyrir fundarstjóra sem og gesti er mjög mikilvægur þáttur. Einnig öryggi í formi aðgangsstýringar, þ.e. rafrænar auðkenningar til að tryggja að þeir sem koma inn á fundinn séu þeir sem þeir segjast vera. Þá þarf stundum að huga að streymi, upptökum og jafnvel þurfa sumir viðskiptavinir símafundarbrú.

Nýjar áskoranir

Andri bendir á að fundarstjórn skipti miklu máli á fjarfundum en verkefni fundarstjóra og undirbúningur funda sé öðruvísi. Til að mynda stendur fundarstjóri frammi fyrir nýjum áskorunum sem felast í að þekkja betur lausnirnar sem hann vinnur með og að ná athygli og virkni þátttakenda. Því þarf að huga að því að starfsfólk fái viðeigandi þjálfun í að stýra fjarfundum.

Mikið framboð er á lausnum sem nýtast í hvers kyns fjarfundi. „Við erum með mjög sterkt vöruframboð og sterkan hóp tæknimanna og ráðgjafa til að anna aukinni eftirspurn í fjarfundalausnum ásamt fjarfundabúnaði. Má þar nefna Sjáumst sem er fjarfundalausn sem er hýst á Íslandi, Microsoft Teams og Cisco Webex. Þar sem Sjáumst er hýst á Íslandi hefur hún ekki liðið fyrir mikla alþjóðlega aukningu í notkun.“

Andri segir að hópurinn hjá Sensa takist á við ólíkar áskoranir við að bæta fundaupplifun við fjölbreyttar aðstæður fyrir viðskiptavini. „Við fögnum því hversu margar lausnir eru í boði sem sinna þessum verkefnum í dag enda eftirspurnin mjög mikil vegna breyttra aðstæðna. Lausnir eru misgóðar í að sinna ólíkum verkefnum og þess vegna er þarfagreining alltaf mikilvæg,“ segir hann.

Greina þarfir fyrirtækja

„Ef þörfin er að geta boðið upp á tengingar frá mörgum ólíkum kerfum eins og Microsoft Teams, Skype, Cisco Jabber eða vafra þá er Sjáumst myndfundaþjónustan besti kosturinn. Ef viðskiptavinir notast við Office 365 þá liggur næst við að skoða Microsoft Teams en sú lausn hentar sérstaklega vel þegar kemur að innri samskiptum og hópavinnu. Cisco Webex lausnaframboðið er fyrir allt þar á milli eins og streymi, aðgangsstýringar á fundum, hefðbundna kennslu og hópavinnu til að nefna nokkur dæmi. Auðvitað skarast lausnirnar með mismunandi hætti en þær hafa allar sína styrkleika og veikleika sem við hjálpum viðskiptavinum að greina á milli.“

Sensa hefur liðsinnt alþjóðlegum fyrirtækjum og stórum sem smáum innlendum fyrirtækjum auk opinberra aðila. Sensa hefur t.d. unnið mikið upp á síðkastið fyrir almannavarnadeild Ríkislögreglustjóra sem stuðningur við fjölbreytt verkefni hjá þeim. Einnig hefur Sensa unnið að lausnum fyrir fjarlækningar í samvinnu við Landlækni og heilbrigðissvið Origo. Þá hefur fyrirtækið unnið að fjarfundalausnum fyrir Landspítalann, Reykjavíkurborg og Samgöngustofu auk margra annarra fyrirtækja þar sem fjarfundir eru orðnir daglegir hjá flestum starfsmönnum.

Fjarfundum fjölgar

„Fjarfundamenningin er komin til að vera og það sést á því að fjarfundir sem voru áður undantekning eru nú orðnir að reglu hjá mörgum fyrirtækjum. Óöryggi og hræðslu við fjarfundi hefur verið rutt úr vegi vegna aðstæðna í þjóðfélaginu. Við gerum ráð fyrir að þegar ástandið hefur jafnað sig muni sú fundamenning sem áður var taka aftur við sér en það er nú þegar búið sá fræjum og fjarfundamenningin hefur sannað notkunargildi sitt. Til dæmis má vitna í Jón Gunnar Jónsson, forstjóra Samgöngustofu, sem segir:

„Aðstæðurnar í þjóðfélaginu hafa skapað aukna þörf á notkun fjarfundalausna. Það er ánægjulegt að sjá hversu vel starfsfólkið okkar hefur tileinkað sér þessar lausnir í daglegu starfi upp á síðkastið. Nokkuð sem kemur örugglega til með að verða í auknum mæli í framtíðinni. Upplifunin er að fjarfundir virka vel án þess að það þurfi að kosta einhverju til. Fundirnir eru skilvirkir á sama tíma og þeir eru persónulegir þar sem þátttakendur sjá hverjir aðra í mynd. Auðvelt er að skoða sameiginleg gögn og óþarfa ferðatími sparast með þessu fundaformi.“

Að lokum vill Andri benda á að Sensa er með námskeið fyrir Sjáumst, Microsoft Teams og Cisco Webex. Námskeiðin eru fyrir almenna notendur, kerfisstjóra og fundarstjóra og hægt er að hafa samband við [email protected] til að fá frekari upplýsingar eða ráðgjöf.

Linda Dögg Guðmundsdóttir er sérfræðingur í skýjalausnum hjá Sensa og veitir fólki ráðgjöf og aðstoð ef á þarf að halda. FRÉTTABLAÐIÐ/ANTON BRINK

Þarftu hjálp með Microsoft Teams?

Office 365 hefur notið mikilla vinsælda á seinustu árum og eru margir þar með komnir með aðgang að Microsoft Teams sem fylgir öllum þeirra áskriftum. Sensa veitir fría aðstoð þessa dagana.

Fyrir þá aðila sem eru komnir af stað í Microsoft skýinu og eru að stíga sín fyrstu skref í fjarfundamenningu hefur Sensa ákveðið að veita fría aðstoð við notkun á Teams meðan sam­komubann vegna Covid-19 stendur yfir.„Aðstoðin verður á því formi að fólk geti leitað til okkar með spurningar með því að senda tölvupóst á [email protected] og fá góð ráð er varða notkun á Microsoft Teams,“ segir Linda Dögg Guðmundsdóttir sem er sérfræðingur í skýjalausnum hjá Sensa. „Það geta alls konar spurningar vaknað núna þegar starfsmenn eru með dreifðar vinnustöðvar. Það hefur verið mjög mikið að gera undanfarið og margir sem þurfa aðstoð. Teams hefur verið í notkun í rúm tvö ár og notendur margir en þeim fjölgar umtalsvert núna vegna ástandsins. Ég get alveg talað um sprengingu, bæði vöntun á fræðslu og aðstoð. Einnig hefur þeim fjölgað mjög sem sækja námskeiðin. Þau eru ekki hluti af fríu aðstoðinni svo það sé tekið fram,“ segir Linda.Sensa er gullvottaður samstarfsaðili Microsoft í notkun þessara lausna og óhætt er að segja að Teams hefur verið í forgrunni seinustu vikurnar þegar kemur að því. Linda er með námskeið fyrir þá sem vilja ítarlegri kennslu á Teams. Tvenns konar námskeið eru í boði, fyrir byrjendur og framhaldsnámskeið fyrir teymisleiðtoga. „Teams er þægilegt kerfi sem mörg fyrirtæki eru farin að nota, stór sem smá. Þar er hægt að stýra verkefnum, vinna saman í skjölum og halda fjarfundi með stórum hópum svo eitthvað sé nefnt,“ útskýrir hún.Byrjendanámskeið í Teams er haldið í fjarkennslu og tekur um einn og hálfan tíma. Framhaldsnámskeiðið er fyrir þá sem eru með grunnþekkingu, og er sérstaklega byggt upp fyrir teymisleiðtoga.Hægt er að hafa samband við [email protected] til að fá frekari upplýsingar eða ráðgjöf. Nánari upplýsingar um námskeiðin má einnig finna á www.sensa.is.