Birna Mjöll Rannversdóttir er sviðsstjóri bókhaldssviðs KPMG og Magnús Jónsson tók nýlega við hlutverki sviðsstjóra endurskoðunarsviðs hjá félaginu. Bæði eru þau meðeigendur og hafa starfað lengi hjá KPMG. Á síðustu árum hafa Birna og Magnús fylgst grannt með þeirri miklu tækniþróun sem orðið hefur í faginu og verið virkir þátttakendur og drifkraftar í þróuninni. Þau eru sammála um að tæknin hefur hjálpað mikið við að takast á við áskoranir sem COVID-faraldurinn hefur fært þeim og viðskiptavinum þeirra. Nýlega hittust þau, ásamt blaðamanni, á fjarfundi og ræddu málin.

„Við hjá KPMG vorum fyrst á Íslandi til að bjóða upp á algjörlega rafræna bókhaldsþjónustu og þar með pappírslaust bókhald. Fyrir nokkrum árum þróuðum við og hleyptum af stokkunum KPMG Bókað, meðal annars með það að markmiði að auka rafræn skil á gögnum, nýta starfskrafta um allt land óháð staðsetningu og lágmarka notkun á pappír,“ segir Birna. „Að vera með þessi ferli klár og vel smurð gerði það að verkum að það varð ekkert hökt á starfseminni síðastliðið vor þegar starfsfólk okkar fór strax að vinna heima. Við vorum tilbúin og þannig er staðan hjá okkur líka núna. Gögnin frá viðskiptavinum berast með rafrænum hætti og starfsfólkið okkar getur unnið heima.“

Við hjá KPMG vorum fyrst á Íslandi til að bjóða upp á algjörlega rafræna bókhaldsþjónustu og þar með pappírslaust bókhald.
Birna Mjöll Rannversdóttir er sviðsstjóri bókhaldssviðs KPMG. MYND/AÐSEND

Fjarfundir góð lausn

Magnús tekur undir og segir það hafa reynst vel óháð heimsfaraldri að geta dregið að og stýrt verkefnum óháð staðsetningu. Sjálfur býr hann og starfar að miklu leyti á Egilsstöðum og starfsfólk hans er dreift vítt og breytt um landið og flestir í Reykjavík. „Í raun opnaði þetta augu okkar og viðskiptavina okkar fyrir þeim kostum sem fjarfundatæknin býður upp á, nú þegar allir fundir og samskipti fara meira og minna fram á Teams eða með öðrum rafrænum leiðum. Þá sitja allir við sama borð og þetta gengur bara ljómandi vel hjá okkur,“ segir hann.

En hvað með viðskiptavinina? Hefur þeim gengið eins vel að tileinka sér tæknina?

„Flestir eru sammála um að þetta COVID-ástand hefur flýtt fyrir því ferli að tileinka sér tæknina, en við höfum verið í þessu tæknilega umhverfi í talsverðan tíma,“ segir Magnús. „Kúltúr og verklag í endurskoðun hefur þróast mikið á síðustu 10-15 árum. Áður var nauðsynlegt fyrir okkar að verja miklum tíma hjá viðskiptavinum til að afla upplýsinga og yfirfara gögn sem oftar en ekki voru eingöngu á pappírsformi. Yfir þessu var dálítil rómantík og vertíðarstemming þegar endurskoðandinn og hans fólk mætti og allt var undirlagt hjá viðskiptavininum í einhvern tíma. Nú hefur þetta breyst og í stað þess að byggja nálgun okkar á úrtaksprófunum á pappírsgögnum þá hefur tæknin gert okkar mögulegt að vinna með stór gagnasöfn með stafrænum hætti. Flestir viðskiptavinir okkar eru með öflug fjárhagsupplýsingakerfi þar sem öll bókhaldsgögn liggja skönnuð í kerfinu og gera okkar kleift að vinna ítarlegar greiningar þar sem allar fjárhagshreyfingar eru undir. Þetta er mögulegt með öflugri tækni og lausnum og sérhæfðu starfsfólki sem getur sinnt þessari vinnu óháð staðsetningu. Viðskiptavinir okkar kunna almennt vel að meta þessa þróun enda eru samskipti þeirra við endurskoðandann markvissari en áður og fókusinn er á þeim atriðum sem raunverulega máli skipta.“

Birna er sammála þessu en segir jafnframt að margir af hennar viðskiptavinum hafi verið búnir að tileinka sér tæknina fyrir COVID og hafi bara eflst enn frekar í því núna. „Snertilaus þjónusta er eitthvað sem fólk þiggur fegins hendi þessa dagana og það er auðvitað ekkert vit í því að þvælast milli húsa með möppur og gögn þegar aðrar lausnir eru í boði.“ Birna er samt á því að ekkert komi alveg í staðinn fyrir bein mannleg samskipti þegar þau eiga við. „Stundum þarf maður og vill ræða við fólk augliti til auglitis og ef viðskiptavinur okkar óskar eftir að hitta starfsmann okkar þá látum við að sjálfsögðu verða af því ef það er mögulega hægt.“

Magnús Jónsson, sviðsstjóri endurskoðunarsviðs hjá KPMG. MYND/AÐSEND

Tímasparnaður

„Annar vinkill á þessu,“ segir Magnús, „er tímasparnaður við fundahald. Tími sem fer í fund í Hafnarfirði eða Mosfellsbæ getur verið býsna drjúgur ef fara þarf úr Borgartúni á háannatíma og oft er fundarefnið þess eðlis að fjarfundur væri skilvirkari og þægilegri fyrir alla. Þetta gerir það að verkum að viðskiptavinir fá okkur nú jafnvel til að koma inn á fundi sem við vorum ekki að koma á áður. Þetta er jafnvel stutt og bara til að vera með innlegg undir einstökum liðum en aðkoma sem þessi getur verið verðmæt og skilvirk fyrir viðskiptavini. Þegar hlutirnir fara svo að færast í eðlilegt horf þá geta menn svo farið að velja fundarformið eftir efni funda þannig að fjarfundaformið sé nýtt þegar það á við en annars sé boðað til hefðbundinna funda.“

Bæði nefna þau sömuleiðis möguleikana sem felast í rafrænum undirritunum sem hafa verið nýttar í auknum mæli hjá KPMG, bæði við afgreiðslu ársreikninga, undirritun samninga og fleira sem gera allar staðfestingar bæði einfaldari og áreiðanlegri.

„Það er ekki spurning að þessi rafrænu skil og rafrænu samskipti spara okkur tíma og hjálpa okkur þar með að svara betur kalli viðskiptavina um hagkvæma þjónustu. Við sláum hins vegar ekkert af gæðunum enda finnum við betur fyrir því en áður að fólk vill hafa allt sitt á hreinu. Tími rassvasabókhaldsins og vafasamra viðskiptahátta er sannarlega á undanhaldi sem betur fer,“ segir Birna. „Við búum líka svo vel að hafa sérfræðinga á öllum sviðum viðskipta innan seilingar og því óþarfi að leita á marga staði eftir þjónustu. Við trúum því og heyrum frá viðskiptavinum okkar að í því felist ákveðið hagræði. Sem dæmi má nefna að ef viðskiptavin, sem er hjá mér í bókhaldi, vantar skattaráðgjöf eða tæknilega ráðgjöf í viðskiptagreind þá hringi ég bara eitt eða tvö símtöl til samstarfsfélaga minna á öðrum sviðum og redda því.“

Alþjóðlegt samstarf

Magnús bendir jafnframt á að aðgengi að góðum samstarfsfélögum sé ekki bara innan landsteinanna. „Við höfum alltaf getað leitað í alþjóðlega KPMG-netið en heimurinn hefur minnkað enn meira núna upp á síðkastið. Samstarf KPMG á Norðurlöndunum og í Eystrasaltslöndunum er alltaf að aukast og með bættri samskiptatækni hafa opnast möguleikar á samstarfi á ýmsum sviðum. Það er ekki lengur nauðsynlegt að fljúga fólki milli landa með þeim kostnaði og fyrirhöfn sem það hefur í för með sér þó að það verði eflaust gert í einhverjum tilfellum þegar blessað „kófið“ er gengið yfir. Þetta hefur líka hjálpað okkur að standast eigin markmið varðandi sjálfbærni og umhverfisvæna starfshætti.“

Um allt land

Birna og Magnús segjast bæði finna fyrir því að hart sé í ári hjá mörgum viðskiptavinum þeirra en þau eru líka sammála um að í ástandinu geti falist tækifæri fyrir KPMG. „Það er styrkur félagsins að hafa fjárfest í lausnum sem gera okkur kleift að þjónusta viðskiptalífið í heild á þessum krefjandi tímum óháð stærð eða staðsetningu. Við sjáum að þótt KPMG sé stórt félag þá er aðlögunarhæfnin og sveigjanleikinn til staðar og hefur verið það lengi, en faraldurinn hefur ýtt á okkur og kennt okkur að nýta þessa styrkleika okkar enn frekar. Viðskiptavinir okkar spanna alla flóruna, allt frá stærstu fyrirtækjum landsins til lítilla og meðalstórra fyrirtækja og einstaklinga. Við rekum starfsstöðvar um allt land og getum með sanni sagt að við séum í stakk búin til að takast á við þær áskoranir sem bíða okkar með viðskiptavinum okkar.“