Unimaze er íslenskt sprotafyrirtæki sem gengur út á það að miðla stafrænum viðskiptaskjölum, sem er það ferli að flytja rafræna reikninga og skjöl milli fyrirtækja. Einar Geir Jónsson, sölu- og markaðsstjóri Unimaze, segir ekki skipta máli hvað bókhaldskerfið heiti. Unimaze komi gögnum á milli kerfa.

„Stöðluð viðskiptaskjöl geta verið meira en reikningar, það geta líka verið pantanir, greiðslutilkynningar eða ýmis önnur viðskiptaskjöl,“ útskýrir Einar.

„Unimaze horfir á innkaupaferilinn sem getur hafist með tilboðsbeiðni og endar með greiðslu. Við flytjum þá ekki peningana heldur greiðslutilkynninguna. Við styðjum allt ferlið frá innkaupum til greiðslu.“

Nýlega hóf Unimaze samstarf við Uniconta sem er bókhaldskerfi í skýinu. Uniconta er upprunalega danskt kerfi sem hefur verið staðfært fyrir íslenskan markað.

„Uniconta byrjaði hérna á Íslandi árið 2016 og við byrjuðum með fyrstu viðskiptavinina árið 2017, þeim hefur fjölgað hratt síðan þá,“ segir Ingvaldur Thor Einarsson, framkvæmdastjóri Uniconta Íslands.

„Uniconta bókhaldskerfið kemur úr smiðju Danans Erik Damgaard, sem hefur 35 ára reynslu í bransanum og skrifaði meðal annars kerfi eins og Concorde XAL og Dynamics AX. Uniconta er öflug viðskiptalausn í skýinu þar sem notendur færa inn bókhald og halda utan um tímaskráningar, birgðir, pantanir, innkaup og svo framvegis.“

Handavinnan úr sögunni

Ingvaldur útskýrir að þegar Uniconta byrjaði á Íslandi fyrir fjórum árum hafi fyrirtækið lagt áherslu á umhverfisvænt bókhald. Það er að segja að viðskiptavinir gætu sent og móttekið reikninga með tölvupósti.

„Þá var áherslan að senda reikninga með pdf-skjölum í viðhengi og að reikningarnir tengdust öllum færslum í kerfinu. Núna sjáum við vaxandi áhuga á að senda þessi skjöl rafrænt milli kerfa án þess að nota tölvupóst. Þá þarf enginn að slá neitt inn, það eru engir pappírar eða möppur og notendur lausnarinnar geta sparað sér gríðarlega mikinn tíma,“ segir hann.

Einar bætir við að það að senda reikning með pdf-skjölum sé ekki það sem þeir kalla rafræna reikninga. Tæknin sem um er að ræða er mun fullkomnari en svo.

„Þegar þú sendir rafræna reikninga í gegnum Unimaze þá getur bókhaldskerfi móttakandans lesið reikninginn. Það þarf ekki mann til þess. Bókhaldskerfið getur svo flutt reikninginn beint á bókhaldslykil. Ef reikningurinn kemur frá bakaríi þá er hann fluttur beint undir bókhaldslykilinn mötuneytiskostnaður, sem dæmi. Þetta er ekki hægt að gera með pdf-skjölum,“ útskýrir Einar.

Ingvaldur bætir við: „ Þegar við sendum pdf-skjöl milli kerfa þá köllum við þau stafræn fylgiskjöl til aðgreiningar frá rafrænum fylgiskjölum. Ef ég sendi þér reikning á pdf-skjali þá geturðu tekið hann inn í kerfið þitt en þú þarft að slá inn allar upplýsingar á reikningnum, bókunardagsetningu, upphæðir, stofna lánardrottna og svo framvegis. Þetta þarf allt að gera handvirkt. Stóra skrefið fram á við með rafrænum reikningum er að þessar upplýsingar skila sér, eins og Einar segir, sjálfkrafa inn í bókhaldskerfi viðtakanda. Öll þessi handavinna við að skrá inn upplýsingar með tilheyrandi villuhættu tilheyrir sögunni og svo eru umhverfisáhrifin mjög jákvæð.“

Það er gríðarlegt hagræði og sparnaður sem felst í því að vinna vinnuna með þessum hætti en ekki með símtölum og tölvupóstum.

„Þá erum við að mínu mati komin að kjarnanum í því sem Unimaze selur,“ segir Einar. „Unimaze er vissulega að selja það að senda skjöl á milli, en kjarninn í því sem Unimaze er að selja er hagræðingin sem felst í því að þegar pöntun og reikningur stemma saman þá getur bókhaldskerfið sjálfkrafa samþykkt reikninginn. Þá gefum við okkur það að sá sem pantaði hafi haft heimild til að gera ákveðin vörukaup. Þú getur sett starfsmönnum skorður eins og að sá sem vinnur í mötuneyti geti bara keypt mötuneytisvörur og að starfsmaður á plani geti bara keypt vörur upp að vissri upphæð. Þá þarf ekki lengur þetta samþykktakerfi sem er mjög þunglamalegt og tímafrekt.“

Einar bætir við að það sem sé enn betra sé að afstemming er orðin sjálfvirk.

„Ef við tökum sem dæmi byggingarfyrirtæki sem er að byggja hús út um allar trissur. Það þarf að stökkva út í búð og kaupa skrúfur hér og þar. Ef fyrirtækið borgar reikningana í einni summu þá eru þetta kannski 2-300 reikningar sem eru upp á, segjum eina milljón. Þegar þú sendir greiðslutilkynningu með heildarupphæðinni ertu raunverulega að segja að upphæðin sé út af öllum þessum reikningum. Það er gríðarlegt hagræði og sparnaður sem felst í því að vinna vinnuna með þessum hætti en ekki með símtölum og tölvupóstum. Við segjum að tíminn eigi að fara í það að skoða skýrslur og samþykkja og hafna en ekki slá inn og leiðrétta.“

Reikningarnir fara sjálfkrafa inn í kerfið

Þeir Einar og Ingvaldur segja að samstarf Uniconta og Unimaze gangi mjög vel. Eins og kom fram í upphafi þá er Uniconta bókhaldskerfi og Unimaze skeytamiðlari, þannig að notendur Uniconta kerfisins senda og móttaka viðskiptaskjölin í gegnum skeytamiðlun Unimaze.

„Það er ekkert sem notandinn þarf að gera. Þetta gerist bara sjálfkrafa í bakgrunni. Þegar notandinn móttekur reikninga frá sínum birgjum þá koma þeir sjálfkrafa inn í Uniconta kerfið. Bókarinn getur merkt reikninga samþykkta eða gert athugasemdir, en ef engar athugasemdir eru gerðar er reikningurinn fullbókaður,“ segir Ingvaldur.

„Ef við miðum þetta við gamla tíma þegar fólk fékk reikningana í umslagi, þá þurfti að opna póstkassann, taka við umslaginu, slá inn upplýsingarnar, merkja reikninginn, gata hann, setja hann í möppu og geyma möppuna í sjö ár. Allt það ferli raunverulega er úr sögunni, þetta er gríðarlegur vinnu- og tímasparnaður.“

Einar bætir við að oft hugsi fólk ekkert um það af hverju hlutirnir eru gerðir eins og þeir eru gerðir.

„Þessi 30 daga greiðslufrestur sem er úti um allan bæ í dag er bara af því þetta hefur alltaf verið svona. Hann miðast við það þegar þurfti að handskrifa alla reikninga og senda þá með pósti. Sá sem tók við reikningnum þurfti að handskrifa hann inn í dagbókina sína og setja hann í möppur og leiðrétta, þetta tók 30 daga. Það sem við erum að gera, gerir það að verkum að þú getur borgað samdægurs, allavega þurfa þetta ekki að vera 30 dagar, vika er meira en nóg. Þannig að þú getur snarbreytt peningaflæðinu hjá fyrirtækinu. Það eru ekki lengur þessar forsendur sem voru í gamla daga, til þess að gera hlutina eins og þeir eru gerðir, það er svo margt sem getur breyst.“

Uniconta og Unimaze vinna á Evrópustaðli sem kallast TS-236. Það þýðir að fyrirtækin geta sett upp skeytamiðlun á móti öllum aðilum innan evrópska efnahagssvæðisins.

„Ef ég er, svo dæmi sé tekið, með birgi og kaupi vörur frá Þýskalandi og sel til Skandinavíu, þá get á átt þau viðskipti rafrænt,“ segir Ingvaldur og Einar bætir við:

„Við erum fyrst á Íslandi til að taka upp þennan staðal. Þetta er miklu meiri bylting en hefur komið upp í umræðuna og gerir þessa sjálfvirkni sem við höfum verið að tala um miklu aðgengilegri. Við erum með styrk frá Evrópusambandinu til að taka þennan staðal inn.“

Um 300 fyrirtæki á Íslandi nota Uniconta daglega en kerfið er á markaði í fleiri löndum og notendur Unimaze eru fjölmargir. Einar segir að líklega séu þeir með flesta notendur á Íslandi, en þó ekki þá stærstu.

„Samstarf Uniconta og Unimaze gerir litlum og meðalstórum fyrirtækjum kleift að taka á móti rafrænum reikningum. Við erum að gera þessa þjónustu aðgengilega fyrir fyrirtækin með mjög litlum tilkostnaði,“ segir Ingvaldur og Einar tekur undir:

„Við sjáum að hjá þessum aðilum losnar um þann tíma sem fer í að sjá um gögn og hægt er að nota tímann í annað. Lítil fyrirtæki eru oft með færra fólk og þá er kannski enn mikilvægara fyrir þau að fá þessa sjálfvirknivæðingu inn í sína ferla.“