Birgi Jónssyni hefur tekist að koma Íslandspósti á réttan kjöl eftir taumlaust tap um margra ára skeið og þó hefur hann ekki setið í forstjórastólnum nema í tæpt ár.

Hann hefur á þeim tíu mánuðum sem hann hefur haldið um stjórnartaumana staðið í erfiðri og viðamikilli tiltekt. Til að forða fyrirtækinu frá hruni hefur hann þurft að segja upp fast að 150 manns, fækka í framkvæmdastjórn, sameina deildir og flytja fólk til í stjórnendastöðum. Hann flutti starfsemina í ódýrara og minna húsnæði og seldi öll dótturfyrirtæki í eigu Íslandspósts. Prentsmiðjan Samskipti er á lokametrum í söluferli, Gagnageymslan ehf. og hlutur Póstsins í Frakt flutningsmiðlun ehf. Allur óþarfi hefur verið skorinn niður, sölu sælgætis og gjafavöru hætt á pósthúsum og fókusinn settur á kjarnastarfsemina.

Birgir tekur á móti blaðamanni og leiðir hann um nýju vistarverurnar við Höfðabakka. „Við vorum í of dýru húsnæði. Þetta er gjörbreytt vinnuaðstaða frá því sem áður var, það er greiðara aðgengi að stjórnendum. Þeir voru svolítið lokaðir af. Við höfum opnað rýmið en pössum þó upp á það að fólk hafi vinnufrið,“ segir Birgir og bendir á lokuð vinnuherbergi, notaleg sófahorn og fundarklefa fyrir starfsfólk.

Birgir og eiginkona hans Lísa. Þau eiga fjóra stráka saman.

Forstjóraskrifstofan á Græna hattinum

„Skrifstofur og fundarherbergi eru nefnd eftir félagsheimilum og tónleikastöðum. Mín skrifstofa er að sjálfsögðu kölluð Græni hatturinn því það er uppáhaldstónleikastaðurinn minn,“ segir Birgir en margir Íslendingar og þá sérstaklega aðdáendur þungarokks þekkja hann sem trommara þungarokkssveitarinnar Dimmu sem hann spilaði með í nærri átta ár.

Það er ekki langt síðan hann tilkynnti aðdáendum sveitarinnar að hann væri hættur að tromma fyrir sveitina. Um það bil eitt og hálft ár. Eiginkona Birgis er Lísa Ólafsdóttir sem á og rekur Madison ilmhús í miðborg Reykjavíkur og saman eiga þau fjóra stráka á aldrinum 17-26 ára. Birgir segir fjölskyldulífið hafa togað í sig.

„Ég brann bara út, mér fannst þetta ekki lengur skemmtilegt eða gefandi. Ég var alltaf að spila, hafði ekki góðan tíma til að vera með fjölskyldu og vinum. Um miðja viku var ég ekki eins og aðrir að hugsa til helgarinnar og hvað ég gæti gert með Lísu heldur hvar ég væri að spila. Og ef vinir mínir buðu mér í brúðkaup, þá vissi ég oftast fyrir fram að ég kæmist ekki. Og það fannst mér alltaf leitt. En þetta var mikið ævintýri, ég var fyrst og fremst í þessu fyrir vinskapinn. Við vorum gamlir karlar að spila saman þungarokk, þetta átti aldrei að verða svona stórt. Við erum búin að gera svo ótrúlega margt saman, eiginlega allt sem er hægt að gera í íslenskri tónlist. Spila með Sinfóníuhljómsveitinni, spila á Þjóðhátíð og Aldrei fór ég suður. Ég var sáttur við að kveðja. Að sama skapi er ég rosalega stoltur af þeim.“

Segir bara já við Bubba

Eurovision? Þig hefur ekkert langað að vera með?

„Nei, ég er sáttur við að kveðja. Ég held auðvitað með þeim í Söngvakeppninni. Ég held þeir vinni og að þeir taki keppnina úti líka. Stefán Jakobsson er okkar besti söngvari og það er ekkert réttlæti fyrr en hann er orðinn heimsfrægur,“ segir Birgir.

Og á maður ekki von á því að þú spilir aftur?

„Nei, ég hef ekki sérstaka löngun til þess. Allavega ekki eins mikið. Ég spila bara núna ef Bubbi hringir. Það er bara hann sem ég myndi segja já við,“ segir Birgir og hlær og útskýrir að maður segi ekki nei við kónginn.

Hann sest í stól á skrifstofunni sinni, Græna hattinum. Sem er ekki hefðbundin forstjóraskrifstofa, rétt eins og það er augljóst að hann sjálfur er langt í frá hefðbundinn stjórnandi. Hér hanga ekki risastór málverk og engan íburð er að finna. Hann er frjálslega klæddur og setur sig ekki í stellingar. Síminn kvakar eins og lítill fugl nokkrum sinnum meðan á viðtalinu stendur. „Skilaboð,“ afsakar hann. „En það má bíða.“

Þegar síminn hringir er það svo auðvitað trommutaktur. Hvað annað?

Við erum í þjónustuskuld við almenning, segir Birgir hreinskilnislega. Fréttablaðið/Valli

Erfitt en nauðsynlegt

Það hlýtur að hafa verið sérstaklega erfitt að segja svona mörgu fólki upp starfi sínu? Hvernig leið þér í því verkefni og hvernig er andinn í fyrirtækinu eftir þessar aðgerðir?

„Uppsagnirnar voru sársaukafullar aðgerðir, erfiðar en nauðsynlegar. Ég hafði hins vegar sterkt umboð. Starfsmenn, stjórnendur og stjórnin voru á einu máli um að þetta væru nauðsynlegar breytingar. Og þótt þetta hafi verið erfitt eru svona ákvarðanir auðveldari þegar fyrirtæki rekur sig í strand eins og Íslandspóstur gerði. Þegar fyrirtæki á ekki fyrir launum eins og staðan var, þá þarf ekki að útskýra það frekar. Þetta er að auki ekki fyrirtæki sem er í gróðarekstri heldur mikilvægt þjónustufyrirtæki sem þurfti að koma á sjálfbæran grundvöll. Ég verð að taka fram að þessar breytingar hefðu alltaf orðið. Þær urðu ekki vegna þess að einhver karl eins og ég með excel-skjal mætti á svæðið. Það er verið að reyna að laga vanda sem allir vissu í nokkur ár að væri óumflýjanlegt verkefni að ráðast í.“

Biður fólk að nöldra í sér

Hvað með fyrirtækjamenninguna, hvernig tókst þú á við hana?

„Verkefnið er tvíþætt, ég þurfti að snúa rekstrinum í jákvætt horf. Fyrirtæki eins og Íslandspóstur er frekar mannfrekt, launahlutfallið er 70 prósent og það lá því strax fyrir að það væri hægt að forða fyrirtækinu úr miklum taprekstri með niðurskurði og það var mikið af góðu fólki sem var látið fara. Við gátum fækkað um nær 150 manns án þess að það bitnaði á þjónustunni. En það var fleira sem þurfti að gera og varðaði fyrirtækjamenninguna. Hér ríkti sá andi að þetta væri ríkisstofnun. Við ákváðum strax í upphafi að leggja mikla áherslu á leiðtogaþjálfun og erum með frábært mannauðsteymi. Allir sem hafa mannaforráð fara á leiðtoganámskeið. Þá hef ég reynt eftir fremsta megni að útskýra vel fyrir fólki hver staðan er á hverjum tíma og hika ekki við að biðja um hugmyndir til að leysa vandamálin. Ég er alltaf að kalla eftir hugmyndum frá starfsfólki; bréfberum, bílstjórum. Frá þeim koma dýrmætustu hugmyndirnar sem hafa sparað okkur hundruð milljóna.

Ég er búinn að fara nokkrum sinnum í gegnum svona krefjandi breytingar og viðsnúninga og hef lært að þetta er mjög mikilvægt. Að virða hugmyndir fólks og skoðanir. Ég bið fólk að sleppa því að nöldra heima yfir vinnunni og nöldra frekar í mér. Ég tryggi ekki að ég geti lagað allt það sem er að, en lofa að ég skoði það,“ segir Birgir og nefnir dæmi. „Bílstjóri spurði mig að því hvers vegna þeir væru úti að keyra á milli fyrirtækja klukkan 10 þegar það kæmu engir pakkar fyrr en klukkan 14,“ segir Birgir og segir að auðvitað hafi þurft að leysa þá óskilvirkni þegar í stað.

Aftast á sviðinu, þar vill Birgir vera. Í starfi stjórnanda og á sviðinu.

Meðvirkni skaðleg

Birgir segir mörgum stjórnendum standa fyrir þrifum að takast á við meðvirkni í fyrirtækjum.

„Meðvirkni á vinnustöðum er eitthvað sem allir þekkja. Ég tengdi áður fyrr meðvirkni eingöngu við alkóhólisma. En þú getur hins vegar verið meðvirkur með fólki í alls konar aðstæðum og stutt við vondar ákvarðanir og vinnumenningu. Ég held að allir þekki þetta, það verða til óformlegir samningar á milli fólks og það staðnar allt.

Það er engin meðvirkni hérna. Við erum með skýr skilaboð um það sem við fylgjum eftir í þjálfun starfsfólks. Við tölum um topphegðun og botnhegðun. Og við viljum vera í toppnum, ekki í botninum, eða leðjunni, þar sem allt situr fast. Þetta er lykillinn að velgengni, hvort sem það er á vinnustaðnum eða lífinu almennt.“

Tilbúinn að dreifa áfengi

Birgir er stoltur af starfsfólki sínu. Hann, ásamt fleiri stjórnendum hjá Íslandspósti, var tilnefndur til verðlauna Stjórnvísis. „Hér voru tilnefndir starfsmenn sem hafa unnið baki brotnu í kjölfar mikilla uppsagna. Vanalega logar allt í illdeilum í fyrirtækjum sem eru í svona miklum breytingum, en hér var meira að segja yfirmaður póstmiðstöðvarinnar á Stórhöfða tilnefndur af starfsfólki sínu sem stjórnandi ársins. Vinnustöð þar sem mjög stór hluti uppsagnanna átti sér stað. Fólkið er með okkur í liði í þessu erfiða verkefni. Af þessu er ég stoltur.“

Á næstunni mun Áslaug Arna Sigurbjörnsdóttir dómsmálaráðherra leggja fram frumvarp sem heimilar kaup á áfengi í netverslunum hér á landi án aðkomu Áfengis- og tóbaksverslunar ríkisins. Birgir fylgist grannt með og er tilbúinn með lausn á dreifingu á áfengi.

„Við erum að fylgjast með þeirri þróun og þessu frumvarpi. Fyrir okkur er þetta tvíþætt, dreifing á lyfjum og svo áfengi. Þróun á dreifingu lyfja er komin lengra og er reyndar lögleg. Þetta er sami dreifingarfasinn, við notum rafrænar undirskriftir og getum séð til þess að sá aðili sem skráir sig inn á rafrænu netverslunina með sínum skilríkjum sé sá sami og tekur á móti sendingunni. Það er hægt að viðhafa mikið öryggi í sendingum,“ segir Birgir og segir Íslandspóst nú þegar dreifa miklu af lyfjum til sjúkrastofnana.

Með félögum sínum í Dimmu.

Í þjónustuskuld við almenning

Og það eru fleiri mjög stórar breytingar í vændum á þjónustunni. Skeljungur og Pósturinn hafa gert með sér samning. Pósturinn mun opna pakkastöðvar á þjónustustöðvum Orkunnar og afhenda þar fyrirframgreiddar sendingar til viðskiptavina sinna. Fyrstu fjórar stöðvarnar verða teknar í notkun í mars.

„Fyrirtækið er komið á beinu brautina. En við erum í þjónustuskuld við almenning. Síðustu ár hefur þróunin verið neikvæð fyrir notendur. Afgreiðslutíminn verið styttur og aðgengið verra fyrir fólk á landsbyggðinni. Við viljum bæta úr þessu og opna pakkastöðvar og fleiri póstbox víða um land.“

Sumar ákvarðanir þínar eru umdeildar, eins og sú að dreifa ekki fjölpósti?

„Ég hef svolítið þurft að svara fyrir þetta. Þetta er byggt á praktík, það eru svo margir sem afþakka kynningarpóst sem þeir segja að fari annars beint í ruslatunnuna. Og þótt ég viti vel að pappírinn er sjálfbær og ræktaður í nytjaskógum þá er þróunin sú að fólk afþakkar þennan póst vegna umhverfismála. Að auki er þetta of dýrt fyrir okkur og ekki sá hluti kjarnastarfsemi sem við viljum styrkja.“

En bréfsendingar? Eru þær enn meginhluti tekna?

„Jú, þær eru talsverðar af bréfunum. Um það bil helmingur af veltunni en minnka um 17-20 prósent á ári. Á sama tíma er netverslun og pakkasendingar tengdar henni að vaxa með ári hverju og það sem Íslandspóstur þarf að leggja áherslu á er að verða ekki risaeðla í þeim geira. Við þurfum að gera okkur gildandi á þessum markaði.“

„Við vorum gamlir karlar að spila saman þungarokk, þetta átti aldrei að verða svona stórt.“

Rekinn úr menntaskóla

Birgir er menntaður prentari og einn fárra Íslendinga sem eru með háskólagráðu í prentrekstrarfræði. Skólagangan var þó brösótt framan af og óhefðbundinn bakgrunnurinn leiddi hann mjög líklega á ævintýralegar brautir.

„Ég er Kópavogsbúi í húð og hár. 200 Kópavogi, ekki eins og Herra Hnetusmjör úr 203. Það telst ekki með! Ég byrjaði ungur í hljómsveitarbrasi og var ekki mjög efnilegur námsmaður framan af. Það var ekki nema fyrir fjölskyldutengslin að ég lærði að verða prentari eftir að ég var rekinn úr menntaskóla. Pabbi var prentsmiður og vann hjá Odda, ég ákvað að feta í hans fótspor. Ég fór svo út til London í háskólanám í rekstri á prent- og útgáfufyrirtækjum og tók svo MBA-gráðu ofan á það frá háskólanum í Westminster.

Í fyrstu hélt ég að ég myndi starfa í þessum geira en ferillinn tók annan snúning. Ég tók að mér átaks- og uppbyggingarverkefni, flutti til Hong Kong og stýrði uppbyggingu í Kína hjá Össuri hf. Ég varð svo forstjóri Iceland Express í tvö ár en flutti svo alla leið til Rúmeníu og þar stýrði ég einni stærstu prentsmiðju Austur-Evrópu, Inforpress Group, þar sem störfuðu 1.300 manns í þremur löndum. Mjög dýrmætur og lærdómsríkur tími,“ segir Birgir en hann stýrði prentsmiðjunni í fjögur ár.

Birgir flutti heim árið 2011. Hann varð aðstoðarforstjóri WOW, starfaði fyrir Advania um tíma og vann að sameiningum og umbreytingarmálum. Þá endurskipulagði hann rekstur Póstdreifingar áður en það fyrirtæki var selt.

Vill vera aftast á sviðinu

Það er nú svolítið mynstur í þessu, er það ekki? Ég las pistil þar sem þú ert kallaður flökkuforstjóri og að það væri æskilegt að þú tækir að þér tiltekt í fleiri ríkisfyrirtækjum. Hvað er það sem þú færð út úr þessu?

„Mér finnst alveg rosalega gaman að vinna með fólki. Það skemmtilegasta sem ég sé í þessu og það sem drífur mig áfram í starfi er að sjá stjórnendur vaxa í starfi og ná góðum árangri.“

Og hvernig stjórnandi ertu?

„Þótt ég sé hættur í tónlistarbröltinu, þá er ég enn í hlutverki trommarans. Vil vera aftast á sviðinu og þarf ekki að vera aðalmaðurinn. Ég vil nálgast starfið af auðmýkt og vil að aðrir fái að blómstra. Ég er að eðlisfari mjög slakur, alls ekki týpan sem er ómissandi. Ég er bara fyrir svo löngu búinn að átta mig á því að maður gerir ekkert einn. Þessi mýta um að þú eigir helst að vinna 10-12 tíma á dag og svara pósti frá morgni til kvölds er skaðleg. Ef maður getur ekki gefið sér tíma til að sitja með fólki og tala við það, þá er þetta allt til lítils.“